Was ist Online - Faxen? 4 Verwendungen

Was ist Online-Faxen?

Dies ist der ultimative Leitfaden für das Online-Faxen. In diesem Blog-Beitrag haben wir die Frage “Was ist Online-Faxen?” beantwortet.

Online-Faxen ist der Ersatz für das Faxgerät. Es handelt sich um ein computerisiertes Gerät, das die Übermittlung und den Empfang von Faxdokumenten über das Internet ermöglicht. Heutzutage ist keine Faxgeräte-Hardware mehr erforderlich. Die gesamte Faxkommunikation erfolgt über ein Online-Portal, auf das von Mobiltelefonen, Computern usw. zugegriffen werden kann.

Warum ist Faxen ein Muss für Ihr Büro?

Mit der Digitalisierung von allem hat das traditionelle Fax begonnen, seinen Platz im Online-Fax zu räumen. Es handelt sich um ein digitales Werkzeug, das den Versand und Empfang von Online-Faxdokumenten über Cloud-Technologie ermöglicht. Online-Faxen wird an einigen Orten auch als Fax, E-Fax oder Internet-Fax bezeichnet. Es kann auf Computern und allen intelligenten Geräten verwendet werden.

Der Unterschied zwischen traditionellem Faxen und der Grund, warum Online-Faxen noch verwendet wird, besteht darin, dass Online-Faxen im Vergleich zu vielen Informationen und Dateiübertragungswegen sicher ist. Online-Faxen verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um zu verhindern, dass Dokumente gehackt werden. Auf diese Weise können Benutzer Dokumente über eine sichere Leitung senden und empfangen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, gehackt zu werden. Viele Unternehmen und Personen bevorzugen es, weil es einfach und zuverlässig zu verwenden ist und es als notwendig betrachten.

Wie benutzt man Online-Faxen?

Beim traditionellen Faxen war ein Faxgerät und eine feste Telefonleitung erforderlich, um das Fax zu senden. Im Vergleich zwischen Online- und traditionellem Fax druckt oder wartet das Online-Fax nicht an einem zugehörigen Gerät. Faxe können ohne physisches Werkzeug gesendet oder empfangen werden. Dazu abonniert man den Online-Faxdienst, der den Dienst der Konvertierung des Faxes in ein Online-Dokument bereitstellt.

Unternehmen, die diesen Service anbieten, stellen sicher, dass Dateien, die von beiden digitalen Systemen und traditioneller Fax-Hardware gesendet werden, mit Konverter-Softwareanwendungen an die andere Partei gesendet werden, die mit Cloud-Technologie kompatibel sind. Dieser Service wandelt Dokumente in ein Format um, das das Faxgerät auf der Empfängerseite Ihrer Nachricht lesen kann, und sendet sie über eine Online-Faxnummer oder E-Mail z. B. 000000000@onlinefax.com. Diese konvertierten Dokumente können jedes Dokument sein, das an eine E-Mail angehängt werden kann, Microsoft Word-Dokumente, PDF-Dateien und gescannte Bilder. Auch der Austausch von doppelseitigen Dokumenten kann von Online-Fax zu Online-Fax oder von Online-Fax zu traditionellem Fax erfolgen.

Vorteile von Online-Fax

Nachdem wir die Frage “Was ist Online-Fax?” beantwortet haben, konzentrieren wir uns auf die Vorteile des Online-Fax:

Einer der offensichtlichsten Vorteile von Online-Fax ist, dass es bequemer ist. Denn für das traditionelle Fax ist eine Maschine erforderlich und es hatte eine bestimmte Kapazität, um Dokumente gleichzeitig zu senden. Außerdem fehlte ihm die Portabilität. Der Vorteil von Online-Fax ist, dass es keinen Platz im Büro einnimmt und viele Dokumente gleichzeitig von einer einzigen Quelle gesendet werden können.
Online-Fax ist kosteneffektiv. Was macht Online-Fax, um Kosten zu senken? Weil Sie bei Online-Fax nur eine Abonnementgebühr zahlen müssen. Aber beim traditionellen Fax müssen Sie eine Faxmaschine kaufen. Darüber hinaus gibt es ständig Kosten für Materialien wie Papier, Toner-Tinte.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, Zeitverschwendung zu vermeiden. Was macht Online-Fax, um Zeit zu sparen? Denn für das traditionelle Fax mussten die Leute von Ort zu Ort gehen. Es war nicht für jeden verfügbar. Aber Online-Fax ist über das persönliche Mobiltelefon oder den Computer jeder Person verfügbar. Aus diesem Grund ist seine Zugänglichkeit höher.
Die Zugänglichkeit der Faxmaschine war nicht das einzige Problem. Materialien wie Toner, Tinte und Papier mussten vollständig sein. Wenn diese Materialien fehlten oder nicht vorhanden waren, wurde das Dokument unvollständig oder falsch an die andere Partei gesendet. Eine weitere Möglichkeit war, dass die Leute das Fax nicht senden konnten. Aus diesem Grund ist die Nichtverwendung von zusätzlichem Material einer der Vorteile von Online-Fax.
Dokumente können nicht auf einer traditionellen Faxmaschine gesichert werden. Außerdem muss sie vielen technischen Problemen gegenüberstehen. Zum Beispiel: Serviceunterbrechungen, Probleme beim Drucken von Dokumenten, Anmeldeprobleme, Staus, das Versagen beim Senden oder Empfangen von Dateien, Überhitzung der Maschine usw. Auf der anderen Seite werden alle Transaktionen im Online-Fax mit dem Cloud-System durchgeführt, Dokumente werden automatisch gesichert und es gibt keine Probleme wie Dokumentenverlust. Selbst wenn es während der Übertragung ein Problem mit der Internetverbindung gibt, kann es wiederhergestellt werden, da das Cloud-System automatisch für Backup ist. Darüber hinaus gibt es aufgrund der Tatsache, dass es mit dem Cloud-System arbeitet, im Vergleich zum traditionellen Fax viel weniger Probleme.

4 gängige Verwendungen für Online-Faxdienste

Was kann Online-Faxen für Ihr Unternehmen tun, außer den oben genannten Vorteilen?

Senden vertraulicher Dokumente, die eine sichere Verbindung benötigen

Die Entwicklung der Technologie ist nicht nur gut. Heutzutage, da die Technologie fortschreitet, nimmt die Gefahr der Informationssicherheit zu. Dies liegt daran, dass viele neue Möglichkeiten zur Hacking von Systemen entwickelt wurden. Andererseits basiert Online-Faxen auf Cloud-Technologie. Unternehmen oder Personen bevorzugen Online-Faxen, im Gegensatz zum Senden von E-Mails oder anderen Dokumenten, da Online-Faxen End-to-End-Verschlüsselung verwendet, um zu verhindern, dass Dokumente gehackt werden. Auf diese Weise können Benutzer Dokumente über eine sichere Leitung senden und empfangen, ohne sich um Hacking Sorgen machen zu müssen.

Darüber hinaus ist Online-Faxen sicherer als traditionelles Faxen, da es Probleme wie die falsche Wahl der Faxnummer und Probleme wie das Erhalten von Dokumenten durch falsche Personen hat. Wenn Sie Online-Faxen senden, können Sie den Namen und Nachnamen der Person sehen, die direkt mit dem Faxcode gesendet wird, den Sie beim Senden eingeben. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob es an die richtige Person gesendet wurde.

Senden von Dokumenten, die zu groß zum Faxen sind

Faxgeräte haben eine bestimmte Kapazität. Aus diesem Grund müssen Sie eine bestimmte Anzahl von Faxen gleichzeitig senden. Darüber hinaus müssen Sie darauf warten, Teile zu senden. Um diese Kapazität für das Senden von Faxen zu erhöhen, müssen Unternehmen oder Personen mehr Faxgeräte kaufen. Außerdem können Sie nicht alle Arten von Dokumenten senden. Mit der Digitalisierung der Kommunikation öffnen sich jedoch immer mehr Bereiche. Dies ist beim Online-Faxen der Fall. Die Größe und der Platzbedarf von Dokumenten sind beim Online-Faxen minimal geworden. Gleichzeitig können von einer einzigen Quelle eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten gesendet werden. Sie können diese Dokumente in Sekunden senden und müssen nicht warten.

Vermeiden Sie die hohen Kosten des regulären Faxdienstes

Als das traditionelle Fax verwendet wurde, mussten Unternehmen eine separate Gebühr für das Faxgerät zahlen. Da es ein zusätzliches Gerät war, das an die Stromversorgung angeschlossen war, verursachte es höhere Kosten in der Rechnung. Darüber hinaus, wenn das Problem des Geräts auftrat, mussten Sie den technischen Support anrufen. So mussten Sie zusätzliche Kosten zahlen. Wenn Sie keine Probleme haben möchten, müssen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durchführen.

Abgesehen davon hatten sie viele reguläre zusätzliche Kosten wie Papier, Tinte und Toner. Wenn Einzelpersonen Faxe senden wollten, mussten für jedes Dokument separate Gebühren gezahlt werden. Jetzt, da kein zusätzliches Gerät erforderlich ist, spart es reguläre zusätzliche Kosten. Menschen und Unternehmen zahlen nur eine monatliche oder jährliche feste Abonnementgebühr, es ist keine separate Gebühr für jedes Dokument erforderlich.

Senden von Dokumenten, wenn Sie nicht im Büro sind

Früher mussten Sie für das traditionelle Faxen an einen Ort gehen, der ein Faxgerät hatte. Dies kann ein Geschäft oder ein Ort wie eine Poststelle sein. Außerdem konnten Sie an Feiertagen oder außerhalb der Arbeitszeit keine Dokumente senden. Mit der Entwicklung des Online-Faxens können Sie jedes gewünschte Dokument jederzeit und überall senden. Denn mit dem Cloud-System können Sie Ihre Dokumente über Ihr Abonnement von allen Computern und mobilen Geräten aus einfach senden.

Fazit

Dank der Entwicklung der Technologie hat sich der traditionelle Fax in das Online-Fax weiterentwickelt. Beim Online-Faxing handelt es sich um ein Fax, das über Cloud-Technologie gesendet wird. Heute ist das Online-Faxing immer noch gültig, weil es eine sichere Methode zur Übertragung von Informationen und Dateien ist. Denn beim Online-Faxing wird eine End-to-End-Verschlüsselung verwendet, um zu verhindern, dass Dokumente gehackt werden.

Wenn eine Person oder ein Unternehmen ein Online-Fax senden möchte, muss sie sich bei einem Online-Faxdienst anmelden, der einen Fax-zu-Online-Dokument-Konvertierungsdienst anbietet. Das Online-Faxing-Unternehmen verfügt über Software, die Dokumente in ein Format konvertieren kann, das das Faxgerät auf der Empfängerseite Ihrer Nachricht lesen kann. Nach der Konvertierung der Datei wird sie über eine Online-Faxnummer oder per E-Mail gesendet. Es kann von allen Computern und Smart-Geräten verwendet werden.

Wenn Sie mehr über das Online-Faxing erfahren möchten, können Sie einen anderen Blog-Beitrag über die Geschichte des Faxgeräts lesen.

Was ist Online - Faxen? 4 Verwendungen