Qué es la Reunión Virtual? Mejor guía

Qué es una reunión virtual?

Hoy en día, estamos en un entorno en el que todo es digital, tanto en la escuela, en nuestro hogar y en nuestro lugar de trabajo. Especialmente en el último año y medio debido a la Covid-19, estamos haciendo casi todos nuestros trabajos en un entorno virtual para reducir el contacto social. Entonces, ¿qué es una reunión virtual que se lleva a cabo en el entorno virtual y que escuchamos con frecuencia?

Como mencionamos, ahora hacemos la mayoría de nuestro trabajo en un entorno virtual, incluidas nuestras reuniones. Con el desarrollo de la tecnología, puede usar reuniones virtuales para hablar sobre detalles importantes de su negocio y realizar reuniones con sus empleados o equipo en diferentes ubicaciones. Además, con las reuniones virtuales, puede llegar a audiencias más grandes y realizar reuniones más concurridas. De esta manera, no necesariamente necesita estar cara a cara para hacer una reunión, solo una herramienta y conexión a Internet serán suficientes para su reunión, por lo que podrá hacer su reunión más cómoda, a lo que llama una reunión virtual.

Las ventajas de las reuniones virtuales

Aprendimos qué es una reunión virtual. Entonces, ¿qué ventajas proporciona esta reunión y qué le agregará la reunión virtual?

Ahorro de tiempo: puede ahorrar tiempo con una reunión virtual. ¿Cómo se hace? Al hacer reuniones con sus empleados o socios, no tendrá que gastar tiempo desde donde esté determinando un momento que sea adecuado solo para usted y sus empleados. Además, poder realizar reuniones virtuales cuando y donde quiera es fácil y solo necesita una conexión a Internet.
Grabación de reuniones: después de largas presentaciones y reuniones con diapositivas, usted y sus empleados pueden querer echar un vistazo de nuevo. Mientras tanto, puede pensar en qué proporciona una reunión virtual para su negocio, pero gracias a ella, puede grabar sus reuniones virtuales y revisarlas.
Aumento de la productividad: todos sus empleados suelen asistir a reuniones cara a cara, y ha tenido empleados que tuvieron que pasar tiempo en la reunión, incluso si no estaban relacionados con el tema. Gracias a las reuniones virtuales, puede tener reuniones más cortas y concisas para que solo sus empleados relevantes puedan participar, creando así un entorno de trabajo más productivo sin reuniones innecesarias y largas.
Trabajar con colaboración: si se pregunta qué proporciona una reunión virtual a su empresa, puede ver una mayor colaboración laboral al tener reuniones virtuales y estas reuniones permiten a sus empleados trabajar con una colaboración empresarial más efectiva, ya que comparten sus archivos e intercambian ideas en la reunión virtual, y pueden hacer algunos cambios a estos archivos mientras están en la reunión virtual.
Proteger la salud: vayamos a otra ventaja de las reuniones virtuales. Desde el día en que la Covid-19 entró en nuestras vidas, tenemos que prestar atención a nuestra distancia social. Como es el caso, el trabajo remoto ha aumentado y gracias a las reuniones virtuales, ya no tenemos que reunirnos cara a cara, lo que ha sido una medida muy efectiva para nuestra salud.

Las Desventajas de las Reuniones Virtuales

Veamos qué desventajas crea la reunión virtual:

Conexión a Internet Débil: Todos los miembros del equipo necesitan una buena conexión a Internet para tener una reunión de video de calidad, y una conexión a Internet débil puede causar muchos problemas. Por ejemplo, su empleado puede perderse partes de la reunión, lo cual es un problema muy serio para el empleado. Además, dependiendo de la velocidad de Internet, los movimientos suyos y de sus empleados pueden transmitirse a otros con problemas o su voz puede ser cortada.
Falta de Comunicación: Ahora, mencionaremos otra desventaja que tiene la reunión virtual. Esta desventaja es la mala comunicación entre los empleados. Si solo tiene reuniones virtuales en su empresa, sus empleados pueden no conocerse entre sí y puede ser difícil para alguien nuevo en su equipo acostumbrarse a su entorno de trabajo. Por lo tanto, lamentablemente, la comunicación entre sus empleados puede no ser fuerte.
Distractibilidad: Puede ser difícil atraer la atención de sus empleados en las reuniones virtuales porque es difícil gestionar su reunión virtual con algunas restricciones mientras que las reuniones cara a cara se manejan más fácilmente. Mientras sus empleados lo escuchan, pueden estar interesados en otra cosa y perder el tema mencionado, por lo que si va a tener una reunión virtual, debería ser más interesante mientras gestiona la reunión.

Las Herramientas que Podemos Usar para Reuniones Virtuales

Hasta ahora, hemos mencionado qué es la reunión virtual y sus ventajas y desventajas. Ahora, mencionaremos algunas herramientas maravillosas con las que puede hacer su reunión virtual. Veamos qué son las herramientas de reunión virtual:

Zoom, una de las herramientas de reunión virtual populares, le ofrece planes pagos y gratuitos, y ambos planes son fáciles de usar. También es una herramienta que proporciona un servicio de reunión virtual con Zoom que permite a sus empleados transmitir video HD simultáneamente. Además, puede incluir hasta 200 participantes con almacenamiento en la nube ilimitado.
Otra herramienta de reunión virtual es Skype. Es una aplicación que probablemente la mayoría de nosotros conoce desde hace mucho tiempo, y con ella puede hacer reuniones fácilmente, compartir su pantalla y hacer presentaciones. Además, con la función de mensajería instantánea de Skype, puede comunicarse con sus empleados y equipo cuando lo desee.
¿Otra herramienta de reunión virtual? ¡Google Meet! Es posible hacer sus reuniones virtuales con Google Meet gracias a su fácil uso. Puede unirse a las reuniones con un número virtual separado para cada reunión, por lo que su privacidad está protegida. Además, es una aplicación que se adapta a todo tipo de dispositivos, y la versión web también es muy útil.
Join.me es un programa fácil de usar que se puede instalar en sus computadoras de escritorio, portátiles y teléfonos inteligentes. Con Join.me, puede hacer sus presentaciones y reuniones sin interrupciones compartiendo su pantalla. También puede sincronizarse con otras herramientas de trabajo como Outlook, Office 365 y Google Calender.

Por qué deberían las empresas utilizar las reuniones virtuales?

Las reuniones virtuales te permiten tener reuniones y presentaciones más interactivas en Internet. Entonces, ¿por qué deberías utilizar las reuniones virtuales para tu empresa? ¿Qué es lo que las reuniones virtuales proporcionarán a tu empresa?

Reducción de gastos

Puedes reducir tus gastos al tener una reunión virtual. ¿Cómo lo hace? ¿Cómo es que las reuniones virtuales van a reducir tus gastos? Gracias a estas reuniones, ya no tendrás que ir a la oficina, y los gastos que haces para tus reuniones en la oficina serán eliminados. Además, puedes asistir a tus reuniones fuera de la ciudad o en el extranjero en línea, por lo que esto te ahorrará mucho dinero. Además, no necesitarás utilizar materiales como archivos y papeles que usas en tus reuniones cara a cara, por lo que no tendrás que gastar dinero en ellos y será un paso más saludable para el medio ambiente.

Fácil acceso a personas

Otra razón para tener una reunión virtual es para llegar a más personas fácilmente. Gracias a ella, incluso si tienes un entorno de trabajo remoto, podrás ver a tus empleados que no has visto y hacer reuniones con ellos. Además, estamos en una era digital, y ahora la forma más efectiva de acceder a las personas es utilizar Internet, por lo que puedes presentarte a más personas y hacer presentaciones y reuniones que sean atractivas para una audiencia más amplia.

Inclusiva

¿Qué es lo que va a hacer la reunión virtual por tu negocio además de ofrecer lo anterior? La reunión virtual es más inclusiva y puedes compartir el contenido que deseas y explicarlo con imágenes o videos. Además, las reuniones cara a cara pueden llevarse a cabo con empleados más limitados, mientras que las reuniones virtuales pueden llevarse a cabo con más empleados. Además, con las reuniones virtuales, puedes encontrar al personal que buscas considerando ubicaciones más amplias para tu negocio sin restricciones geográficas.

Conclusión

Explicamos lo que es una reunión virtual anteriormente y dimos información sobre sus muchas ventajas y desventajas. Estas son útiles para su empresa y son cosas tan importantes para usted. Si desea reducir sus costos, ahorrar tiempo, aumentar su productividad y ampliar el campo de actividad de su empresa, puede comenzar a hacer reuniones virtuales. Puede continuar su trabajo sin arriesgar su propia salud y la salud de sus empleados haciendo reuniones virtuales en lugar de tener reuniones presenciales concurridas, especialmente durante el período de Covid-19, cuando es necesario prestar atención a su salud y distancia social.

Si necesita las mejores herramientas de videollamada, puede echar un vistazo a nuestra publicación de blog sobre Las 9 mejores alternativas de Zoom para videollamadas.

Recurso:

https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing