Qu'est-ce qu'une réunion virtuele? Guide

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?

De nos jours, nous vivons dans un environnement numérique, que ce soit à l’école, chez nous ou au travail. Surtout au cours de la dernière année et demie, en raison de la Covid-19, nous effectuons presque tous nos travaux dans un environnement virtuel afin de réduire les contacts sociaux. Alors, qu’est-ce qu’une réunion virtuelle qui se tient dans l’environnement virtuel et que nous entendons souvent ?

Comme nous l’avons mentionné, nous faisons maintenant la plupart de notre travail dans un environnement virtuel, y compris nos réunions. Avec le développement de la technologie, vous pouvez utiliser des réunions virtuelles pour discuter des détails importants de votre entreprise et tenir des réunions avec vos employés ou votre équipe dans différents endroits. De plus, avec les réunions virtuelles, vous pouvez atteindre un public plus large et tenir des réunions plus nombreuses. De cette façon, vous n’avez pas nécessairement besoin d’être en face à face pour faire une réunion, un outil et une connexion Internet suffiront pour votre réunion, ce que vous appelez une réunion virtuelle.

Les avantages des réunions virtuelles

Nous avons appris ce qu’est une réunion virtuelle. Quels avantages cette réunion offre-t-elle et qu’est-ce que la réunion virtuelle vous apportera-t-elle ?

Gain de temps : Vous pouvez gagner du temps avec une réunion virtuelle. Comment ? En organisant des réunions avec vos employés ou vos partenaires, vous n’aurez pas à dépenser du temps en déterminant un moment qui convient uniquement à vous et à vos employés. De plus, il est facile de tenir des réunions virtuelles quand et où vous le souhaitez, il vous suffit d’une connexion Internet.
Enregistrement des réunions : Après de longues présentations et réunions avec des diapositives, vous et vos employés voudrez peut-être y jeter un coup d’œil à nouveau. Pendant ce temps, vous pouvez réfléchir à ce que la réunion virtuelle fournira à votre entreprise, mais grâce à elle, vous pouvez enregistrer vos réunions virtuelles et les revoir.
Augmentation de la productivité : Tous vos employés assistent habituellement à des réunions en face à face, et vous avez eu des employés qui ont dû passer du temps en réunion, même s’ils n’étaient pas liés au sujet. Grâce aux réunions virtuelles, vous pouvez avoir des réunions plus courtes et plus concises pour que seuls les employés pertinents puissent y participer, créant ainsi un environnement de travail plus productif sans réunions inutiles et longues.
Travail en collaboration : Si vous vous demandez ce que la réunion virtuelle apporte à votre entreprise, vous pouvez constater une collaboration de travail plus importante en ayant des réunions virtuelles. Ces réunions permettent à vos employés de travailler avec une collaboration professionnelle plus efficace en partageant leurs fichiers et en brainstormant lors de la réunion virtuelle, et ils peuvent apporter des modifications à ces fichiers tout en étant en réunion virtuelle.
Protection de la santé : Venons-en à un autre avantage des réunions virtuelles. Depuis l’arrivée du Covid-19 dans nos vies, nous devons faire attention à notre distance sociale. Dans ce contexte, le travail à distance a augmenté et grâce aux réunions virtuelles, nous n’avons plus besoin de nous rencontrer en face à face, ce qui a été une mesure très efficace pour notre santé.

Les Inconvénients des Réunions Virtuelles

Passons en revue les inconvénients des réunions virtuelles ;

Faible connexion Internet: Tous les membres de l’équipe ont besoin d’une bonne connexion Internet pour avoir une réunion vidéo de qualité, et une connexion Internet faible peut causer de nombreux problèmes. Par exemple, votre employé pourrait manquer des parties de la réunion, ce qui est un problème très grave pour l’employé. De plus, en fonction de la vitesse de votre connexion Internet, les mouvements de vous et de votre employé peuvent être transmis à d’autres avec des problèmes ou votre voix peut être coupée.
Manque de communication: Maintenant, nous allons mentionner un autre inconvénient des réunions virtuelles. Cet inconvénient est la mauvaise communication entre les employés. Si vous n’avez que des réunions virtuelles dans votre entreprise, vos employés ne peuvent pas se connaître et il peut être difficile pour quelqu’un de nouveau dans votre équipe de s’habituer à votre environnement de travail. Par conséquent, la communication entre vos employés peut malheureusement ne pas être solide.
Distraction: Il peut être difficile pour vous d’attirer l’attention de vos employés lors des réunions virtuelles, car il est difficile de gérer votre réunion virtuelle avec des restrictions tandis que les réunions en face à face sont plus faciles à gérer. Pendant que vos employés vous écoutent, ils peuvent être intéressés par autre chose et manquer le sujet mentionné, donc si vous allez avoir une réunion virtuelle, vous devez être plus intéressant en gérant la réunion.

Les Outils que Nous Pouvez Utiliser pour les Réunions Virtuelles

Nous avons mentionné ce qu’est une réunion virtuelle, leurs avantages et leurs inconvénients jusqu’à présent. Maintenant, nous allons mentionner quelques outils merveilleux avec lesquels vous pouvez faire votre réunion virtuelle. Regardons quels sont les outils de réunion virtuelle ;

Zoom, l’un des outils de réunion virtuelle populaires, vous offre des plans payants et gratuits, et les deux plans sont faciles à utiliser. C’est également un outil qui fournit un service de réunion virtuelle avec Zoom qui permet à vos employés de diffuser simultanément des vidéos HD. Vous pouvez également inclure jusqu’à 200 participants avec un stockage cloud illimité en l’utilisant.
Un autre outil de réunion virtuelle est Skype. C’est une application que la plupart d’entre nous connaissent probablement depuis longtemps, et avec elle, vous pouvez facilement faire des réunions, partager votre écran et faire des présentations. De plus, avec la fonctionnalité de messagerie instantanée de Skype, vous pouvez communiquer avec vos employés et votre équipe quand vous le souhaitez.
Quel est un autre outil de réunion virtuelle ? Google Meet! Il est possible de faire des réunions virtuelles avec Google Meet grâce à sa facilité d’utilisation. Vous rejoignez les réunions avec un numéro virtuel séparé pour chaque réunion, ce qui protège votre vie privée. De plus, c’est une application qui s’adapte à tous les types de dispositifs, et la version Web est également très utile.
Join.me est un programme facile à utiliser qui peut être installé sur vos ordinateurs de bureau, ordinateurs portables et smartphones. Avec Join.me, vous pouvez faire vos présentations et réunions sans interruption en partageant votre écran. Vous pouvez également synchroniser avec d’autres outils de travail tels que Outlook, Office 365 et Google Calendrier.

Pourquoi les entreprises devraient-elles utiliser les réunions virtuelles ?

Les réunions virtuelles vous permettent d’avoir des réunions et des présentations plus interactives sur internet. Alors, pourquoi devriez-vous utiliser des réunions virtuelles pour votre entreprise ? Que vont-elles apporter à votre entreprise ?

Réduction des dépenses

Vous pouvez réduire vos dépenses en ayant une réunion virtuelle. Comment ? Comment est-ce que la réunion virtuelle va réduire vos dépenses ? Grâce à ces réunions, vous n’aurez plus besoin de vous rendre au bureau, et les dépenses que vous faites pour vos réunions au bureau seront éliminées. De plus, vous pouvez assister à vos réunions en ligne depuis l’extérieur de la ville ou à l’étranger, ce qui vous fera économiser beaucoup d’argent. En outre, vous n’aurez pas besoin d’utiliser des matériaux tels que des fichiers et des papiers que vous utilisez dans vos réunions en face à face, vous n’aurez donc pas à dépenser d’argent pour eux, et ce sera une démarche plus respectueuse de l’environnement.

Facilité d’accès aux personnes

Une autre raison d’avoir une réunion virtuelle est de pouvoir atteindre plus facilement plus de personnes. Grâce à elle, même si vous avez un environnement de travail à distance, vous pourrez voir les employés que vous n’avez pas vus et faire des réunions avec eux. De plus, nous sommes dans une ère numérique, et maintenant le moyen le plus efficace d’accéder aux gens est d’utiliser Internet, vous pouvez donc vous présenter à plus de personnes et faire des présentations et des réunions qui intéressent un public plus large.

Inclusif

Que va faire la réunion virtuelle pour votre entreprise en plus de ce qui précède ? La réunion virtuelle est plus inclusive et vous pouvez partager le contenu que vous souhaitez et l’expliquer avec des images ou des vidéos. De plus, les réunions en face à face peuvent être organisées avec un nombre limité d’employés, tandis que les réunions virtuelles peuvent être organisées avec plus d’employés. De plus, avec des réunions virtuelles, vous pouvez trouver le personnel que vous cherchez en considérant des lieux plus vastes pour votre entreprise sans restrictions géographiques.

Conclusion

Nous avons expliqué ce qu’est une réunion virtuelle ci-dessus et donné des informations sur leurs nombreux avantages et inconvénients. Ceux-ci sont utiles pour votre entreprise et ils sont tellement importants pour vous. Si vous voulez réduire vos coûts, gagner du temps, augmenter votre productivité et élargir le champ d’activité de votre entreprise, vous pouvez commencer à organiser des réunions virtuelles. Vous pouvez continuer votre travail sans risquer votre propre santé et celle de vos employés en organisant des réunions virtuelles plutôt que des réunions en face à face, surtout pendant la période Covid-19, où vous devez faire attention à votre santé et à la distance sociale.

Si vous avez besoin des meilleurs outils d’appel vidéo, vous pouvez consulter notre article de blog sur Les 9 meilleures alternatives à Zoom pour les appels vidéo.

Ressource :

https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing