Qu'est-ce que la fax en ligne? 4 Usages

Qu’est-ce que la télécopie en ligne ?

Ceci est le guide ultime pour savoir ce qu’est la télécopie en ligne. Dans ce billet de blog, nous répondons à la question “Qu’est-ce que la télécopie en ligne ?”

La télécopie en ligne remplace la télécopie traditionnelle. C’est un dispositif informatique qui permet l’envoi et la réception de documents de télécopie via Internet. De nos jours, aucun équipement de machine à télécopier n’est requis. Toute la correspondance par télécopie est effectuée via une passerelle en ligne, accessible depuis des téléphones portables, des ordinateurs, etc.

Pourquoi la télécopie est-elle nécessaire pour votre bureau ?

Aujourd’hui, avec l’évolution de tout ce qui est numérique, la télécopie traditionnelle commence à céder sa place à la télécopie en ligne. C’est un outil numérique qui permet l’envoi et la réception de documents de télécopie en ligne via la technologie du cloud. La télécopie en ligne est également appelée fax, e-fax ou télécopie Internet dans certains endroits. Elle peut être utilisée sur des ordinateurs et tous les appareils intelligents.

La différence entre la télécopie traditionnelle et la raison pour laquelle la télécopie en ligne est toujours utilisée est que la télécopie en ligne est sécurisée par rapport à de nombreuses façons de transférer des informations et des fichiers. La télécopie en ligne utilise le chiffrement de bout en bout pour empêcher les documents d’être piratés. De cette manière, les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des documents en utilisant une ligne sécurisée sans avoir à craindre d’être piratés. De nombreuses entreprises et personnes préfèrent la télécopie en ligne car elle est facile et fiable à utiliser et la considèrent comme nécessaire.

Comment utiliser la télécopie en ligne?

La télécopie traditionnelle nécessitait une machine à télécopier et une ligne téléphonique fixe pour envoyer la télécopie. Si l’on compare la télécopie en ligne à la télécopie traditionnelle, la télécopie en ligne ne nécessite pas l’impression ou l’attente d’une machine spécifique. Les télécopies peuvent être envoyées ou reçues sans avoir besoin d’un outil physique. Pour cela, vous souscrivez au service de télécopie en ligne, qui fournit le service de conversion de la télécopie en document en ligne.

Les entreprises fournissant ce service s’assurent que les fichiers envoyés par des systèmes numériques et des matériels de télécopie traditionnelle sont envoyés à l’autre partie avec des applications de logiciel de conversion qui les rendent compatibles avec la technologie de cloud. Ce service convertit les documents dans un format que la machine à télécopier peut lire du côté du destinataire de votre message et les envoie via un numéro de télécopie en ligne ou par courrier électronique (par exemple 000000000@onlinefax.com. Ces documents convertis peuvent être n’importe quel document qui peut être attaché à un courrier électronique, des documents Microsoft Word, des fichiers PDF et des images numérisées. De plus, l’échange de document recto verso peut être effectué de la télécopie en ligne à la télécopie en ligne ou de la télécopie en ligne à la télécopie traditionnelle.

Les avantages de la télécopie en ligne

Après avoir répondu à la question “Qu’est-ce que la télécopie en ligne ?”, intéressons-nous aux avantages de la télécopie en ligne ;

L’un des avantages les plus évidents de la télécopie en ligne est sa commodité. Parce que la télécopie traditionnelle nécessitait une machine et avait une capacité limitée pour envoyer des documents en même temps. Elle manquait également de portabilité. L’avantage de la télécopie en ligne est qu’elle ne prend pas de place dans le bureau et de nombreux documents peuvent être envoyés en même temps depuis une source unique.
La télécopie en ligne est rentable. Comment la télécopie en ligne réduit-elle les coûts ? Parce que vous ne payez qu’un abonnement pour la télécopie en ligne. Mais pour la télécopie traditionnelle, vous devez acheter une machine à télécopier. De plus, il y a des matériaux qui coûtent constamment comme le papier, l’encre du toner.
Un autre avantage est qu’elle permet de gagner du temps. Comment la télécopie en ligne permet-elle de gagner du temps ? Parce que pour la télécopie traditionnelle, les gens devaient se déplacer d’un endroit à un autre. Elle n’était pas disponible pour tout le monde. Mais la télécopie en ligne est accessible à tous via leur téléphone portable ou leur ordinateur personnel. Pour cette raison, son accessibilité est plus élevée.
L’accessibilité de la machine à télécopier n’était pas le seul problème. Des matériaux tels que le toner, l’encre et le papier devaient être disponibles. Si ces matériaux manquaient ou non, le document était envoyé à l’autre partie incomplet ou incorrectement. Une autre possibilité était que les gens ne pouvaient pas envoyer la télécopie. Pour cette raison, le fait de ne pas avoir besoin de matériel supplémentaire est l’un des avantages de la télécopie en ligne.
Les documents ne peuvent pas être sauvegardés sur une machine à télécopier traditionnelle. En outre, elle doit faire face à de nombreux problèmes techniques. Par exemple, des interruptions de service, des problèmes d’impression de documents, des problèmes de connexion, des bourrages, des échecs d’envoi ou de réception de fichiers, une surchauffe de la machine, etc. D’autre part, toutes les transactions en ligne sont effectuées avec le système de cloud, les documents sont automatiquement sauvegardés et il n’y a pas de problèmes tels que la perte de documents. Même en cas de problème de connexion Internet pendant la transmission, elle peut être récupérée car le système de cloud effectue automatiquement une sauvegarde. De plus, étant donné qu’elle fonctionne avec le système de cloud, il y a beaucoup moins de problèmes par rapport à une télécopie traditionnelle.

4 utilisations courantes des services de fax en ligne

Que peut offrir le fax en ligne à votre entreprise en plus des avantages mentionnés ci-dessus ?

Envoyer des documents confidentiels nécessitant une connexion sécurisée

Le développement technologique n’est pas uniquement bénéfique. De nos jours, avec le développement technologique, le danger de la sécurité des informations augmente. C’est parce que de nombreuses nouvelles façons de pirater les systèmes ont été développées. En revanche, le fax en ligne est construit sur la technologie de cloud. Les entreprises ou les personnes préfèrent le fax en ligne, contrairement à l’envoi d’un e-mail ou d’autres documents, le fax en ligne utilise un chiffrement de bout en bout pour empêcher que les documents ne soient piratés. De cette façon, les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des documents en utilisant une ligne sécurisée sans se soucier du piratage.

En outre, le fax en ligne est plus sûr que le fax traditionnel car il présente des problèmes tels que le numérotage incorrect du numéro de fax et des problèmes tels que la réception des documents par des personnes incorrectes. Lorsque vous envoyez un fax en ligne, vous pouvez voir le nom et le prénom de la personne envoyée directement avec le code de fax que vous entrez lors de l’envoi. De cette façon, vous pouvez vérifier si cela a été envoyé à la bonne personne.

Envoi de documents trop volumineux pour être envoyés par fax

Les machines à fax ont une certaine capacité. Pour cette raison, vous devez envoyer un certain nombre de fax en même temps. De plus, vous devez attendre pour envoyer des pièces. Pour augmenter cette capacité d’envoi de fax, les entreprises ou les personnes doivent acheter plus de machines à fax. De plus, vous ne pouvez pas envoyer tous les types de documents. Avec la numérisation de la communication, de plus en plus de domaines ont commencé à s’ouvrir. C’est le cas du fax en ligne. La taille et l’empreinte des documents sont devenues minimales avec le fax en ligne. En même temps, un nombre illimité de documents peut être envoyé à partir d’une seule source. Vous pouvez envoyer ces documents en quelques secondes et vous n’avez pas besoin d’attendre.

Évitez les coûts élevés du service de fax traditionnel

Lorsque le fax traditionnel était utilisé, les entreprises devaient payer des frais séparés pour la machine à fax. Comme c’était un dispositif supplémentaire connecté à l’électricité, il entraînait des coûts plus élevés dans ses factures. De plus, lorsque la machine posait un problème, vous deviez appeler le support technique. Vous devez donc payer pour ajouter des coûts. De plus, si vous ne voulez pas rencontrer de problèmes, vous devez effectuer une maintenance régulière.

En plus de cela, il y avait de nombreux coûts supplémentaires réguliers tels que le papier, l’encre et le toner. Si des particuliers devaient envoyer des fax, des frais séparés devaient être payés pour chaque document. Maintenant, comme aucune machine supplémentaire n’est requise, cela permet d’économiser les coûts supplémentaires réguliers. Les personnes et les entreprises ne paient qu’un abonnement mensuel ou annuel fixe, il n’est donc pas nécessaire de facturer séparément chaque document.

Envoi de documents lorsque vous êtes absent du bureau

Auparavant, vous deviez vous rendre dans un endroit disposant d’un télécopieur pour envoyer des fax traditionnels. Cette entreprise peut être un magasin ou un endroit comme un bureau de poste. De plus, vous ne pouviez pas envoyer de documents les jours fériés ou en dehors des heures de travail. Avec le développement de la télécopie en ligne, vous pouvez envoyer n’importe quel document que vous voulez, quand et où vous voulez. Grâce au système de cloud, vous pouvez facilement envoyer vos documents depuis tous les ordinateurs et appareils mobiles via votre abonnement.

Conclusion

Le développement de la technologie a fait évoluer la télécopie traditionnelle vers la télécopie en ligne. La télécopie en ligne est un fax envoyé via la technologie cloud. Aujourd’hui, la raison pour laquelle la télécopie en ligne est toujours valide est que la télécopie en ligne est sécurisée en tant que méthode de transfert d’informations et de fichiers. Parce que la télécopie en ligne utilise un cryptage de bout en bout pour empêcher les documents d’être piratés.

Si une personne ou une entreprise souhaite envoyer un fax en ligne, elle doit s’abonner à un service de télécopie en ligne qui fournit un service de conversion de fax en documents en ligne. L’entreprise de télécopie en ligne dispose d’un logiciel qui peut convertir les documents en un format que le télécopieur peut lire du côté du destinataire de votre message. Après la conversion du fichier, il l’envoie via un numéro de fax en ligne ou par e-mail. Il peut être utilisé par tous les ordinateurs et appareils intelligents.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce qu’est la télécopie en ligne, vous pouvez lire un autre article de blog sur l’histoire de la machine à fax.

Ressources :