Che cos'è l'incontro virtuale? Guida

Cos’è una riunione virtuale?

Oggi ci troviamo in un ambiente digitale, sia a scuola, a casa che sul posto di lavoro. Soprattutto nell’ultimo anno e mezzo a causa del Covid-19, stiamo facendo quasi tutti i nostri lavori in un ambiente virtuale al fine di ridurre i contatti sociali. Quindi, cos’è una riunione virtuale che sentiamo spesso nominare?

Come abbiamo detto, adesso svolgiamo la maggior parte del nostro lavoro in un ambiente virtuale, comprese le nostre riunioni. Con lo sviluppo della tecnologia, è possibile utilizzare le riunioni virtuali per discutere importanti dettagli sul tuo business e tenere riunioni con i tuoi dipendenti o team in diverse posizioni. Inoltre, con le riunioni virtuali, è possibile raggiungere un pubblico più ampio e tenere riunioni più affollate. In questo modo, non è necessario essere faccia a faccia per fare una riunione, solo uno strumento e una connessione internet saranno sufficienti per la tua riunione, così potrai rendere la tua riunione più comoda, ciò che si chiama una riunione virtuale.

I vantaggi delle riunioni virtuali

Abbiamo imparato cos’è una riunione virtuale. Quindi, quali vantaggi fornisce questa riunione e cosa ti aggiungerà una riunione virtuale?

Risparmio di tempo: Puoi risparmiare tempo con una riunione virtuale. Come funziona? Effettuando riunioni con i tuoi dipendenti o partner, non dovrai spendere tempo da qualsiasi luogo tu sia, determinando un orario adatto solo per te e i tuoi dipendenti. Inoltre, poter effettuare riunioni virtuali ovunque e quando vuoi è facile e hai solo bisogno di una connessione internet.
Registrazione delle riunioni: Dopo lunghe presentazioni e riunioni con slide, tu e i tuoi dipendenti potreste voler dare un’altra occhiata. Nel frattempo, puoi pensare a cosa la riunione virtuale offrirà alla tua azienda, ma grazie ad essa puoi registrare le tue riunioni virtuali e rivederle.
Aumento della produttività: Tutti i tuoi dipendenti solitamente partecipano a riunioni faccia a faccia, e hai avuto dipendenti che hanno dovuto spendere il loro tempo in riunione, anche se non erano relativi all’argomento. Grazie alle riunioni virtuali, puoi avere riunioni più brevi e concise in modo che solo i dipendenti rilevanti possano partecipare, creando così un ambiente di lavoro più produttivo senza riunioni inutili e lunghe.
Lavorare con la collaborazione: Se ti stai chiedendo cosa offre la riunione virtuale alla tua azienda, puoi vedere una maggiore collaborazione lavorativa avendo riunioni virtuali e queste riunioni consentono ai tuoi dipendenti di lavorare con una collaborazione commerciale più efficace mentre condividono i loro file e fanno brainstorming nella riunione virtuale, e possono apportare alcune modifiche a questi file durante la riunione virtuale.
Protezione della salute: Veniamo ad un altro vantaggio delle riunioni virtuali. Da quando il Covid-19 è entrato nelle nostre vite, dobbiamo prestare attenzione alla nostra distanza sociale, in questo caso il lavoro da remoto è aumentato e grazie alle riunioni virtuali non dobbiamo più incontrarci faccia a faccia, il che è stato una misura molto efficace per la nostra salute.

Gli Svantaggi delle Riunioni Virtuali

Vediamo ora quali svantaggi può creare la riunione virtuale:

Connessione Internet Debole: Tutti i membri del team hanno bisogno di una buona connessione Internet per avere una riunione video di qualità, e una connessione Internet debole può causare molti problemi. Ad esempio, il tuo dipendente potrebbe perdere parti della riunione, che è un problema molto serio per il dipendente. Inoltre, a seconda della velocità della connessione Internet, i tuoi movimenti e quelli dei tuoi dipendenti potrebbero essere trasmessi ad altri con problemi o la tua voce potrebbe essere interrotta.
Mancanza di Comunicazione: Ora, parleremo di un altro svantaggio della riunione virtuale. Questo svantaggio è la cattiva comunicazione tra i dipendenti. Se hai solo riunioni virtuali nella tua azienda, i tuoi dipendenti potrebbero non conoscersi e potrebbe essere difficile per qualcuno di nuovo nel tuo team abituarsi al tuo ambiente di lavoro. Pertanto, la comunicazione tra i tuoi dipendenti potrebbe non essere forte, purtroppo.
Distrazione: Potrebbe essere difficile attirare l’attenzione dei tuoi dipendenti nelle riunioni virtuali perché è difficile gestire la tua riunione virtuale con alcune restrizioni, mentre gestisci le riunioni di persona più facilmente. Mentre i tuoi dipendenti ti stanno ascoltando, potrebbero essere interessati a qualcos’altro e perdere l’argomento menzionato, quindi se stai per avere una riunione virtuale, devi essere più interessante nella gestione della riunione.

Gli Strumenti Che Possiamo Utilizzare per le Riunioni Virtuali

Finora abbiamo parlato di cosa sia una riunione virtuale e dei suoi vantaggi e svantaggi. Ora, menzioneremo alcuni strumenti meravigliosi con cui potete fare le vostre riunioni virtuali. Vediamo quali sono gli strumenti per le riunioni virtuali:

Zoom è uno degli strumenti per le riunioni virtuali più popolari che offre piani gratuiti e a pagamento, ed entrambi i piani sono facili da usare. È anche uno strumento che fornisce un servizio di riunione virtuale con Zoom che consente ai vostri dipendenti di trasmettere contemporaneamente video in HD. Inoltre, è possibile includere fino a 200 partecipanti con spazio di archiviazione cloud illimitato.
Un altro strumento per le riunioni virtuali è Skype. È un’applicazione che probabilmente conosciamo da molto tempo e con cui è possibile effettuare facilmente riunioni, condividere il proprio schermo e fare presentazioni. Inoltre, con la funzione di messaggistica istantanea di Skype, è possibile comunicare con i propri dipendenti e il team quando si desidera.
Un altro strumento per le riunioni virtuali è Google Meet!. Grazie alla sua facilità d’uso, è possibile effettuare riunioni virtuali con Google Meet. È possibile partecipare alle riunioni con un numero virtuale separato per ciascuna riunione, in modo da proteggere la propria privacy. Inoltre, è un’applicazione che si adatta a tutti i tipi di dispositivi e la versione web è molto utile.
Join.me è un programma facile da usare che può essere installato sui propri computer desktop, laptop e smartphone. Con Join.me, è possibile effettuare le proprie presentazioni e riunioni senza interruzioni condividendo il proprio schermo. Inoltre, è possibile sincronizzarsi con altri strumenti di lavoro come Outlook, Office 365 e Google Calendar.

Perché le aziende dovrebbero utilizzare?

Le riunioni virtuali consentono di avere riunioni e presentazioni più interattive su Internet. Quindi, perché dovresti utilizzare le riunioni virtuali per la tua attività? Cosa offrirà la riunione virtuale alla tua azienda?

Riduce le spese

È possibile ridurre le spese grazie alle riunioni virtuali. Quindi, come farà la riunione virtuale a ridurre le spese della tua azienda? Grazie a queste riunioni, non dovrai più recarti in ufficio e verranno eliminati i costi delle riunioni in ufficio. Inoltre, puoi partecipare alle riunioni online anche fuori città o all’estero, risparmiando così molti soldi. Inoltre, non avrai bisogno di utilizzare materiali come file e documenti che utilizzi nelle riunioni faccia a faccia, quindi non dovrai spendere denaro per loro e sarà un passo più salutare per l’ambiente.

Facile accesso alle persone

Un’altra ragione per avere una riunione virtuale è quella di raggiungere più persone facilmente. Grazie ad essa, anche se hai un ambiente di lavoro remoto, potrai vedere i tuoi dipendenti che non hai visto e fare riunioni con loro. Inoltre, siamo in un’era digitale e il modo più efficace per accedere alle persone è ora l’utilizzo di Internet, quindi puoi presentarti a più persone e fare presentazioni e riunioni che attraggono un pubblico più vasto.

Inclusiva

Cosa farà la riunione virtuale per la tua azienda oltre ad offrire quanto sopra? La riunione virtuale è più inclusiva e puoi condividere i contenuti che desideri e spiegarli con immagini o video. Inoltre, le riunioni faccia a faccia possono essere tenute con dipendenti più limitati, mentre le riunioni virtuali possono essere tenute con più dipendenti. Inoltre, con le riunioni virtuali, puoi trovare il personale che stai cercando considerando posizioni più ampie per la tua attività senza restrizioni geografiche.

Conclusione

Abbiamo spiegato cos’è una riunione virtuale sopra e fornito informazioni sulle sue molte vantaggi e svantaggi. Questi sono utili per la tua azienda e sono cose così importanti per te. Se vuoi ridurre i costi, risparmiare tempo, aumentare la produttività e ampliare il campo di attività della tua azienda, puoi iniziare a fare riunioni virtuali. Puoi continuare il tuo lavoro senza rischiare la tua salute e quella dei tuoi dipendenti facendo riunioni virtuali invece di avere riunioni affollate di persona, specialmente durante il periodo Covid-19, quando devi prestare attenzione alla tua salute e alla distanza sociale.

Se hai bisogno dei migliori strumenti per le videochiamate, puoi dare un’occhiata al nostro post sul blog su Le 9 migliori alternative a Zoom per le videochiamate.

Risorsa:

https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing