Cos'è il fax online? 4 usi comuni

Cos’è la fax online?

È la guida definitiva per capire cos’è la fax online. Con questo post sul blog, abbiamo risposto alla domanda Cos’è la fax online.

La fax online è la sostituzione della macchina fax. È un dispositivo computerizzato che consente l’invio e la ricezione di documenti fax tramite Internet. Oggi non è più necessaria alcuna attrezzatura fax. Tutto il traffico fax viene effettuato utilizzando un portale online, che può essere accessibile tramite telefoni cellulari, computer e tutti i dispositivi intelligenti.

Perché la fax è necessaria per il tuo ufficio?

Oggi, con l’evoluzione di tutto ciò che è digitale, il fax tradizionale ha cominciato a lasciare il posto alla fax online. Si tratta di uno strumento digitale che consente l’invio e la ricezione di documenti fax tramite la tecnologia cloud. In alcuni luoghi, la fax online è anche chiamata fax, e-fax o fax via Internet. Può essere utilizzata su computer e tutti i dispositivi intelligenti.

La differenza tra il fax tradizionale e il motivo per cui la fax online viene ancora utilizzata è che la fax online è sicura rispetto a molte altre modalità di trasferimento di informazioni e file. La fax online utilizza la crittografia end-to-end per evitare che i documenti vengano hackerati. In questo modo, gli utenti possono inviare e ricevere documenti utilizzando una linea sicura senza preoccuparsi di essere hackerati. Molte aziende e persone la preferiscono perché è facile e affidabile da utilizzare e la ritengono necessaria.

Come utilizzare la fax online?

Per il fax tradizionale era necessaria una macchina fax e una linea telefonica fissa per inviare il fax. Se confrontiamo il fax online con quello tradizionale, la fax online non stampa o aspetta accanto ad una macchina. I fax possono essere inviati o ricevuti senza la necessità di un attrezzo fisico. Per questo, ci si abbona al servizio di fax online, che fornisce il servizio di convertire il fax in un documento online.

Le aziende che forniscono questo servizio si assicurano che i file inviati da entrambi i sistemi digitali e l’hardware fax tradizionale vengano inviati all’altra parte con applicazioni software convertitori che li rendono compatibili con la tecnologia cloud. Questo servizio converte i documenti in un formato che la macchina fax può leggere dal lato del destinatario del messaggio e li invia tramite un numero di fax online o una e-mail ad esempio, [000000000@onlinefax.com. Questi documenti convertiti possono essere qualsiasi documento che può essere allegato a un’e-mail, documenti Microsoft Word, file PDF e immagini scannerizzate. Inoltre, lo scambio di documenti fronte-retro può essere effettuato dalla fax online alla fax online o dalla fax online alla fax tradizionale.

Vantaggi della fax online

Dopo aver risposto alla domanda “Che cos’è la fax online”, concentriamoci sui vantaggi della fax online;

Uno dei vantaggi più ovvi della fax online è che la fax online è più conveniente. Poiché la fax tradizionale richiedeva una macchina e aveva una certa capacità di inviare documenti contemporaneamente. Inoltre, mancava di portabilità. Il vantaggio della fax online è che non occupa spazio in ufficio e molti documenti possono essere inviati contemporaneamente da una sola fonte.
La fax online è costi-effettiva. Cosa fa la fax online per diminuire i costi? Perché paghi solo una tariffa di abbonamento per la fax online. Ma nella fax tradizionale, devi comprare una macchina da fax. Inoltre, ci sono materiali che costano costantemente come carta, toner, inchiostro.
Un altro vantaggio è che previene lo spreco di tempo. Cosa fa la fax online per risparmiare tempo? Perché per la fax tradizionale, le persone dovevano andare da un posto all’altro. Non era disponibile per tutti. Ma la fax online è disponibile per chiunque tramite il proprio cellulare personale o computer. Per questo motivo, la sua accessibilità è maggiore.
L’accessibilità della macchina da fax non era l’unico problema. Materiali come toner, inchiostro e carta dovevano essere completi. Se questi materiali mancavano o non erano presenti, il documento veniva inviato all’altra parte incompleto o in modo errato. Un’altra possibilità era che le persone non potessero inviare la fax. Per questo motivo, non avere bisogno di alcun materiale aggiuntivo è uno dei vantaggi della fax online.
I documenti non possono essere salvati su una macchina da fax tradizionale. Inoltre, deve affrontare molti problemi tecnici. Ad esempio, interruzioni del servizio, problemi con la stampa dei documenti, problemi di accesso, intasamenti, mancata invio o ricezione di file, surriscaldamento della macchina, ecc… D’altra parte, tutte le transazioni nella fax online vengono effettuate con il sistema cloud, i documenti vengono automaticamente salvati e non ci sono problemi come la perdita di documenti. Anche se c’è un problema con la connessione internet durante la trasmissione, può essere recuperato perché il sistema cloud è automatico per il backup. Inoltre, grazie al fatto che funziona con il sistema cloud, ci sono molto meno problemi rispetto alla fax tradizionale.

4 utilizzi comuni dei servizi di fax online

Cosa può fare il fax online per la tua azienda oltre ad offrire i vantaggi descritti sopra?

Invio di documenti riservati che richiedono una connessione sicura

Lo sviluppo della tecnologia non è solo positivo. Al giorno d’oggi, con lo sviluppo della tecnologia, aumenta il pericolo della sicurezza delle informazioni. Questo perché sono stati sviluppati molti nuovi modi per violare i sistemi. D’altra parte, il fax online è basato sulla tecnologia cloud. Aziende o persone preferiscono il fax online, a differenza dell’invio di e-mail o altri documenti, poiché il fax online utilizza la crittografia end-to-end per impedire l’hacking dei documenti. In questo modo, gli utenti possono inviare e ricevere documenti utilizzando una linea sicura senza preoccuparsi di hacker.

Inoltre, il fax online è più sicuro in quanto il fax tradizionale ha problemi come la digitazione errata del numero di fax e problemi come la ricezione dei documenti da parte di persone sbagliate. Quando invii un fax online, puoi vedere il nome e il cognome della persona a cui lo invii direttamente con il codice fax che inserisci durante l’invio. In questo modo puoi verificare se è stato inviato alla persona giusta.

Invio di documenti troppo grandi per essere faxati

Le macchine fax hanno una capacità limitata. Per questo motivo, devi inviare un certo numero di fax contemporaneamente. Inoltre, devi aspettare per inviare le parti. Per aumentare questa capacità di invio di fax, le aziende o le persone devono acquistare più macchine fax. Inoltre, non puoi inviare tutti i tipi di documenti. Con la digitalizzazione delle comunicazioni, sempre più aree hanno iniziato ad aprirsi. Questo è il caso del fax online. La dimensione e l’impronta dei documenti sono diventati minimi con il fax online. Allo stesso tempo, un numero illimitato di documenti può essere inviato da una sola fonte. Puoi inviare questi documenti in pochi secondi e non devi aspettare.

Evitare i costi elevati del servizio di fax tradizionale

Quando veniva utilizzato il fax tradizionale, le aziende dovevano pagare una tassa separata per la macchina del fax. Poiché si trattava di un dispositivo aggiuntivo collegato all’elettricità, ciò comportava costi più elevati nelle bollette. Inoltre, se si verificava un problema con la macchina, era necessario chiamare il supporto tecnico, il che comportava ulteriori costi. Inoltre, se non si volevano avere problemi, era necessario effettuare una manutenzione regolare.

A parte questo, vi erano molteplici costi regolari aggiuntivi come carta, inchiostro e toner. Se gli individui dovevano inviare fax, dovevano pagare tariffe separate per ogni documento. Ora, poiché non è richiesta alcuna macchina aggiuntiva, si risparmiano costi regolari aggiuntivi. Le persone e le aziende pagano solo una tariffa di abbonamento fissa mensile o annuale, senza la necessità di addebitare separatamente ogni documento.

Inviare documenti quando sei lontano dall’ufficio

In passato, era necessario recarsi in un luogo che avesse una macchina del fax per inviare fax tradizionali. Questo luogo poteva essere un negozio o un luogo come un ufficio postale. Inoltre, non era possibile inviare documenti durante i giorni festivi o al di fuori dell’orario di lavoro. Con lo sviluppo del fax online, è possibile inviare qualsiasi documento desiderato, quando e ovunque si voglia. Grazie al sistema cloud, è possibile inviare facilmente i propri documenti da tutti i computer e dispositivi mobili tramite l’abbonamento.

Conclusion

Lo sviluppo della tecnologia ha fatto evolvere il tradizionale fax nell’online fax. L’online faxing è un fax inviato tramite la tecnologia cloud. Oggi, la validità dell’online faxing risiede nella sua sicurezza come metodo di trasferimento di informazioni e file. Poiché l’online faxing utilizza la crittografia end-to-end per impedire che i documenti vengano hackerati.

Se una persona o un’azienda desidera inviare un fax online, deve sottoscrivere un servizio di fax online che fornisca il servizio di conversione del fax in documento online. La società di online faxing dispone di un software che può convertire i documenti in un formato che la macchina fax può leggere sul lato del destinatario del messaggio. Dopo aver convertito il file, lo invia tramite un numero di fax online o email. Può essere utilizzato da tutti i computer e i dispositivi intelligenti.

Se vuoi saperne di più su cos’è l’online faxing, puoi leggere un altro post sul blog sulla Storia del Fax Machine.