Multiline - telefoonsysteem en functies

Wat is een multi-lijn telefoonsysteem?

Een multi-lijn telefoonsysteem is een systeem waarbij meerdere telefoonlijnen op een apparaat zitten, waarop je meerdere oproepen kunt beheren en bekijken. Je kunt inkomende oproepen accepteren of uitgaande oproepen maken door op een speciale toets te drukken voor een specifiek telefoonnummer. Ook worden mensen die jou bellen tijdens een gesprek doorgestuurd naar de voicemail of krijgen ze een bezettoon, zodat zij een bericht kunnen achterlaten als ze je niet kunnen bereiken. Bovendien vergroten multi-lijn telefoonsystemen de kantoorcommunicatie en productiviteit van jouw medewerkers door gemakkelijke communicatie met collega’s, medewerkers en klanten mogelijk te maken. Hierdoor kun je de verwarring van gemiste oproepen voorkomen dankzij de mogelijkheid om meerdere oproepen te beheren, wat een uiterst belangrijke kwestie is voor jouw bedrijf.

Hoe werkt het?

Je kunt multi-lijn telefoonsystemen gebruiken met een internetverbinding en een computer, en het is gebouwd met een extensie zodat één of meerdere telefoons kunnen worden aangesloten. Met deze functie kunnen operators inkomende oproepen vasthouden en de real-time aanwezigheid van andere extensies toestaan. Ook worden de audiogegevens via kabels naar de ontvanger verzonden, maar worden de overdracht van twee of meer lijnen mogelijk gemaakt. Bovendien kun je dankzij multi-lijn telefoonsystemen verbinding maken met andere telefoons en deze als verlenglijn gebruiken.

Soorten multi-lijn telefoons

Meer lijnen betekenen niet altijd beter. Daarom moet je kiezen welk type multi-lijn telefoonsysteem het meest geschikt is voor jouw bedrijf en waar je meer efficiëntie uit haalt. Laten we samen de soorten multi-lijn telefoonsystemen doornemen en beslissen welke het beste bij jou past.

2-lijns telefoons

2-lijns telefoons, een van de soorten multi-lijn telefoonsystemen, kunnen eigenlijk veel geschikter zijn voor kleine bedrijven en bedrijven met een voorspelbaar belvolume omdat het aantal werknemers in deze bedrijven zowel minder kan zijn als de werkdruk minder is, dus zijn 2-lijns telefoons efficiënter voor kleine bedrijven en zal het voordeliger zijn voor hen. Met dit telefoonsysteem kun je oproepen op twee lijnen ontvangen en beide lijnen tegelijk beantwoorden. Als je vanuit huis werkt, kun je ook kiezen voor 2-lijns telefoons.

4-lijns telefoons

Bedrijven met een klein team van werknemers die elk een eigen toegewijde lijn nodig hebben, kunnen kleine bureaus met een vertegenwoordiger voor de verkoop van inkomende klantgesprekken, en dergelijke bedrijven kunnen kiezen voor een kosteneffectievere optie van een 4-lijns telefoonsysteem. Als je een klein bedrijf runt waarbij enkele werknemers oproepen in de wacht moeten zetten, meerdere inkomende oproepen moeten beantwoorden en oproepen tegelijkertijd moeten doorverbinden, is dit systeem geschikt.

6-12-lijns telefoons

6-12 lijn telefoonsystemen bieden alle functies die je nodig hebt om je bedrijf soepel te laten draaien als je een groot team hebt. Deze multi-lijn telefoonsystemen bieden je veel functies zoals oproepherkenning, voicemail-functie, oproepdoorverwijzing. Ze zijn sneller, hebben meer geheugen en hebben zelfs meer aanpassingsmogelijkheden dan andere telefoons. Bovendien bieden deze telefoons geavanceerde functies zoals lijnaanwezigheid en softkeys.

Kenmerken van telefoonsystemen met meerdere lijnen

Telefoonsystemen met meerdere lijnen hebben vele functies voor uw bedrijf en deze functies zullen u helpen bij het verbeteren van uw bedrijf. Dankzij deze functies zal uw communicatie binnen uw bedrijf beter zijn, en de communicatie tussen u en uw werknemers zal beter zijn. Hierdoor kunt u duidelijker en met hogere kwaliteit communiceren met uw klanten. Deze functies bieden veel meer dan meerdere telefoonlijnen en dragen bij aan de ontwikkeling van uw bedrijf.

Gesprekken in de wacht zetten

In plaats van uw klanten te beantwoorden wanneer u niet beschikbaar bent, kunt u hun oproepen in de wacht zetten. Zo kunt u doorgaan zonder uw drukke werk te onderbreken en uw bedrijf afhandelen en terugkeren door uw klanten in de wacht te zetten in plaats van uw klanten onbeantwoord achter te laten. U kunt een onbeperkt aantal klanten in de wachtrij zetten totdat u klaar bent om te antwoorden. Met de functie ‘gesprekken in de wacht zetten’, die een belangrijke functie is van telefoonsystemen met meerdere lijnen, kunt u ook wachtmuziek afspelen voor uw klanten die in de wacht staan, of gewoon een oproep in de wacht zetten als u dat wilt.

Oproepanalyse

U kunt gebruik maken van de functie ‘oproepanalyse’ van telefoonsystemen met meerdere lijnen om uw inkomende oproepen te organiseren en ze te redden van de verwarring van oproepen. Dankzij oproepanalyse kunt u inkomende oproepen van uw klanten of werknemers nu organiseren en meten en ze doorverwijzen naar uw werknemers of teams in een specifieke volgorde, zodat u uw werk efficiënter kunt uitvoeren zonder uw workflow te verstoren. U kunt ook de rapporten van uw oproepanalyse bekijken wanneer dat nodig is, waardoor een regelmatiger oproepverloop wordt gegarandeerd.

Oproeproutering

Het zal een nuttige methode voor u zijn om op drukke werkdagen de inkomende oproepen door te sturen naar verantwoordelijke werknemers en dit in het systeem op te nemen om ervoor te zorgen dat de oproepen op de juiste manier worden ontvangen, zonder uw workflow te onderbreken. Alleen oproepen die betrekking hebben op u worden dan ontvangen door u en alleen oproepen die betrekking hebben op het onderwerp waarvoor uw werknemers verantwoordelijk zijn, worden door hen ontvangen. Hierdoor zal uw efficiëntie binnen het bedrijf toenemen. Met oproeproutering, dat een van de functies is van telefoonsystemen met meerdere lijnen, kunt u bepalen welke van uw werknemers oproepen zal ontvangen en inkomende oproepen naar uw pc met de desktopapplicatie doorsturen.

Automatische receptie

Het zal u tijd besparen als uw klanten die u rechtstreeks bellen alleen verbinding maken met de afdelingen waarmee ze verbinding willen maken en uw werknemer bereiken die verantwoordelijk is voor dit probleem. Door gebruik te maken van multi-lijn telefoonsystemen, kunt u de automatische receptiefunctie hebben en de inkomende oproepen automatisch doorsturen naar de verantwoordelijke werknemer door de klant het toetsenbord te laten gebruiken. Met de automatische receptie kunt u bellers begroeten en hen een extensiedirectory geven. Op deze manier is het ook mogelijk om de klantervaring te verbeteren door de wachttijd van uw klant te verminderen.

Voordelen van multi-lijn telefoonsystemen

Multi-lijn telefoonsystemen hebben zeer belangrijke voordelen voor uw bedrijf, dus we kunnen een paar van deze voordelen samen bekijken.

Lage kosten

Multi-lijn telefoonsystemen gaan over op op internet gebaseerde modellen die al uw gegevens in de cloud hosten en uw oproepinformatie via internet verzenden, dus uw kosten zullen veel lager zijn in vergelijking met traditionele telefoons. Bovendien hoeft u, omdat het een op internet gebaseerde technologie is, geen extra hardware te kopen, zodat u geld kunt besparen en te veel uitgaven kunt vermijden. Ook kunnen uw werknemers zonder de noodzaak van een aparte lijn of telefoon voor elke werknemer de apparaten van hun keuze gebruiken, zoals laptops, mobiele telefoons, om oproepen te maken en te ontvangen, zodat u genoeg hebt aan de apparatuur die u al in uw werkplek heeft.

Flexibiliteit

Multi-lijn telefoonsystemen zijn flexibel en u kunt ze schalen zoals u wilt. Als u besluit om met een groter team te werken, kunt u uw systeem gemakkelijk uitbreiden, dus als u uw bedrijf laat groeien, zullen de multi-lijn telefoonsystemen met u meegroeien. U kunt uw systeem uitbreiden door extra handsets toe te voegen met kabels of door een uitbreidingskit te installeren. Ook bieden multi-lijn telefoonsystemen uw team de flexibiliteit om te werken met wat voor hulpmiddelen ze nodig hebben, en ze kunnen dingen gedaan krijgen met het gemak van hun mobiele telefoons en internetverbindingen als ze dat willen.

Conclusie

Kortom, zoals we hierboven hebben vermeld, zijn multi-lijn telefoonsystemen erg handig voor uw bedrijf en dankzij deze lijnen zullen uw oproepen in een bepaalde volgorde zijn, kunnen uw klanten alleen verbinding maken met de afdeling waarmee ze verbinding willen maken zonder tijd te verspillen, en u kunt afkomen van de verwarring van oproepen op uw werkplek. Bovendien kunnen uw werknemers zelfs als ze op afstand werken, profiteren van dit systeem en wanneer u uw bedrijf wilt uitbreiden, zullen multi-lijn telefoonsystemen ook flexibel zijn. Kortom, het is een systeem dat aan de behoeften van uw bedrijf zal voldoen.

Als u zich ook afvraagt over VoIP en telefoontechnologie, kunt u ook een kijkje nemen op de VoIP Phone Guide: Alles wat u moet weten over VoIP-technologie en de 4 belangrijkste voordelen.

Bron:

• https://en.wikipedia.org/wiki/Multi-Line_Extension_telephone