Wat is online faxen? 4 toepassingen

Wat is Online Faxen?

Dit is de ultieme gids voor wat online faxen is. Met deze blogpost beantwoorden we de vraag “Wat is Online Faxen?”.

Online faxen is de vervanging van de faxmachine. Het is een geautomatiseerd apparaat dat het mogelijk maakt om faxdocumenten via het internet te verzenden en te ontvangen. Er is tegenwoordig geen faxmachine-hardware meer nodig. Alle faxcommunicatie verloopt via een online portal, die toegankelijk is via mobiele telefoons en computers.

Waarom is faxen noodzakelijk voor uw kantoor?

Met de evolutie van alles digitaal is de traditionele fax begonnen plaats te maken voor online fax. Het is een digitaal hulpmiddel waarmee online faxdocumenten via cloudtechnologie kunnen worden verzonden en ontvangen. Online faxen wordt ook wel fax, e-fax of internetfax genoemd op sommige plaatsen. Het kan worden gebruikt op computers en alle slimme apparaten.

Het verschil tussen traditioneel faxen en de reden waarom online faxen nog steeds wordt gebruikt, is dat online faxen veilig is in vergelijking met vele andere informatie- en bestandsoverdrachtsmethoden. Online faxen maakt gebruik van end-to-end encryptie om te voorkomen dat documenten worden gehackt. Op deze manier kunnen gebruikers documenten verzenden en ontvangen via een beveiligde lijn zonder zich zorgen te hoeven maken over gehackt worden. Veel bedrijven en mensen geven er de voorkeur aan omdat het gemakkelijk en betrouwbaar is in gebruik en beschouwen het als noodzakelijk.

Hoe gebruik je online faxen?

Traditioneel faxen vereiste een faxmachine en een vaste telefoonlijn om de fax te verzenden. Als we online en traditioneel faxen vergelijken, print of wacht online faxen niet bij een gerelateerde machine. Faxen kunnen worden verzonden of ontvangen zonder de noodzaak van een fysiek apparaat. Hiervoor abonneert u zich op de online faxdienst, die de service biedt om de fax om te zetten naar een online document.

Bedrijven die deze service leveren, zorgen ervoor dat bestanden die via digitale systemen en traditionele faxhardware worden verzonden, aan de andere partij worden bezorgd met converter-softwaretoepassingen die ze compatibel maken met cloudtechnologie. Deze dienst zet documenten om in een formaat dat de faxmachine aan de ontvangerskant van uw bericht kan lezen en stuurt ze via een online faxnummer of e-mail bijv. [000000000@onlinefax.com. Deze geconverteerde documenten kunnen elk document zijn dat aan een e-mail kan worden bevestigd, Microsoft Word-documenten, PDF-bestanden en gescande afbeeldingen. Ook kan er tweezijdige documenten uitwisseling worden gemaakt van online fax naar online fax of van online fax naar traditionele fax.

Voordelen van Online Faxen

Na het beantwoorden van de vraag “Wat is online faxen?” richten we ons op de voordelen van online faxen:

Een van de meest voor de hand liggende voordelen van online faxen is dat online faxen handiger is. Traditionele faxen vereisten een apparaat en hadden een bepaalde capaciteit om tegelijkertijd documenten te verzenden. Bovendien ontbrak het aan draagbaarheid. Het voordeel van online faxen is dat het geen ruimte in beslag neemt in het kantoor en dat er vanuit één bron veel documenten tegelijkertijd kunnen worden verzonden.
Online faxen is kosteneffectief. Wat doet online faxen om de kosten te verlagen? Omdat u alleen een abonnementsgeld betaalt voor online faxen. Maar bij traditionele faxen moet u een faxmachine kopen. Bovendien zijn er voortdurend kosten voor materialen zoals papier, toner en inkt.
Een ander voordeel is dat het tijdverspilling voorkomt. Wat doet online faxen om tijd te besparen? Omdat mensen voor traditionele faxen van plaats naar plaats moesten gaan. Het was niet voor iedereen beschikbaar. Maar online faxen is beschikbaar voor iedereen via hun persoonlijke mobiele telefoon of computer. Om deze reden is de toegankelijkheid hoger.
De toegankelijkheid van faxmachines was niet het enige probleem. Materialen zoals toner, inkt en papier moesten compleet zijn. Als deze materialen ontbraken of niet aanwezig waren, werd het document onvolledig of incorrect naar de andere partij verzonden. Een andere mogelijkheid was dat mensen de fax niet konden verzenden. Om deze reden is het niet nodig om extra materiaal te hebben een van de voordelen van online faxen.
Documenten kunnen niet worden geback-upt op een traditionele faxmachine. Bovendien heeft het te maken met veel technische problemen. Bijvoorbeeld, serviceonderbrekingen, problemen met het afdrukken van documenten, inlogproblemen, vastlopen, het niet kunnen verzenden of ontvangen van bestanden, oververhitting van de machine, enz. Aan de andere kant worden alle transacties bij online faxen uitgevoerd met het cloudsysteem, worden documenten automatisch geback-upt en zijn er geen problemen zoals documentverlies. Zelfs als er een probleem is met de internetverbinding tijdens de transmissie, kan dit worden hersteld omdat het cloudsysteem automatisch wordt geback-upt. Bovendien zijn er veel minder problemen bij online faxen in vergelijking met traditionele faxen vanwege het feit dat het werkt met het cloudsysteem.

4 Gemeenschappelijke Gebruiken voor Online Faxdiensten

Wat kan online faxen voor uw bedrijf betekenen naast de hierboven beschreven voordelen?

Verzenden van vertrouwelijke documenten die een beveiligde verbinding nodig hebben

De ontwikkeling van technologie is niet alleen goed. Tegenwoordig neemt het gevaar van informatieveiligheid toe naarmate de technologie zich ontwikkelt. Dit komt omdat er veel nieuwe manieren zijn ontwikkeld om systemen te hacken. Aan de andere kant is online faxen gebouwd op cloudtechnologie. Bedrijven of personen geven de voorkeur aan online faxen in tegenstelling tot het verzenden van een e-mail of andere documenten, omdat online faxen end-to-end-encryptie gebruikt om te voorkomen dat documenten worden gehackt. Op deze manier kunnen gebruikers documenten verzenden en ontvangen via een beveiligde lijn zonder zich zorgen te maken over hacken.

Bovendien is online faxen veiliger omdat traditioneel faxen problemen heeft zoals het verkeerd kiezen van het faxnummer en problemen zoals het ontvangen van documenten door de verkeerde personen. Bij online faxen kunt u de naam en achternaam van de persoon zien waarnaar u direct stuurt met de faxcode die u invoert tijdens het verzenden. Op deze manier kunt u controleren of het naar de juiste persoon is verzonden.

Verzenden van documenten die te groot zijn om te faxen

Faxmachines hebben een bepaalde capaciteit. Daarom moet u op hetzelfde moment een bepaald aantal faxen verzenden. Bovendien moet u wachten om stukjes te verzenden. Om deze capaciteit voor het verzenden van faxen te vergroten, moeten bedrijven of personen meer faxmachines kopen. Ook kunt u niet alle soorten documenten verzenden. Digitalisering van communicatie, steeds meer gebieden zijn begonnen met het openen. Dit geldt ook voor online faxen. De grootte en voetafdruk van documenten zijn met online faxen minimaal geworden. Tegelijkertijd kunnen vanuit één bron een onbeperkt aantal documenten worden verzonden. U kunt deze documenten in enkele seconden verzenden en u hoeft niet te wachten.

Vermijd de hoge kosten van de reguliere faxdienst

Toen traditionele fax werd gebruikt, moesten bedrijven aparte kosten betalen voor de faxmachine. Aangezien het een extra apparaat was dat op elektriciteit was aangesloten, zorgde het voor hogere kosten op de facturen. Bovendien moest u bij problemen met de machine technische ondersteuning bellen. Dus, u moet betalen om extra kosten toe te voegen. Als u geen problemen wilt hebben, moet u ook regelmatig onderhoud doen.

Afgezien daarvan hadden ze veel reguliere bijkomende kosten zoals papier, inkt en toner. Als individuen faxen wilden verzenden, moesten ze aparte kosten betalen voor elk document. Nu, omdat er geen extra machine nodig is, bespaart het reguliere extra kosten. Mensen en bedrijven betalen alleen een maandelijks of jaarlijks vast abonnementsgeld, er is geen aparte kosten in rekening te brengen voor elk document.

Documenten verzenden wanneer u niet op kantoor bent

Voorheen moest u voor traditioneel faxen naar een plaats gaan die een faxmachine had. Dit kan een winkel zijn of een plaats zoals een postkantoor. Bovendien kon u geen documenten verzenden op feestdagen of buiten werktijden. Met de ontwikkeling van online faxen kunt u elk gewenst document verzenden, waar en wanneer u maar wilt. Omdat u met het cloud-systeem uw documenten gemakkelijk vanaf alle computers en mobiele apparaten via uw abonnement kunt verzenden.

Conclusie

Door de ontwikkeling van technologie is de traditionele fax geëvolueerd naar online fax. Online faxen is een fax die via cloudtechnologie wordt verzonden. Vandaag de dag is online faxen nog steeds relevant omdat het een veilige methode is voor het overbrengen van informatie en bestanden. Online faxen gebruikt end-to-end-encryptie om te voorkomen dat documenten worden gehackt.

Als een persoon of bedrijf een online fax wil verzenden, moet u zich abonneren op een online faxservice die een fax-naar-online-documentconversieservice biedt. Het online faxbedrijf heeft software die documenten kan converteren naar een formaat dat de faxmachine aan de ontvangende kant van uw bericht kan lezen. Na het converteren van het bestand stuurt het het via een online faxnummer of e-mail. Het kan worden gebruikt door alle computers en slimme apparaten.

Als u meer wilt weten over wat online faxen is, kunt u een andere blogpost lezen over de Geschiedenis van de Faxmachine.

Wat is online faxen? 4 toepassingen