Wat is virtueel vergaderen? Beste gids

Wat is een virtuele vergadering?

Tegenwoordig bevinden we ons in een omgeving waar alles digitaal is, zowel op school, thuis als op het werk, vooral in het afgelopen anderhalf jaar als gevolg van Covid-19. We doen bijna al ons werk in een virtuele omgeving om sociaal contact te verminderen. Wat is een virtuele vergadering die frequent wordt gehouden in de virtuele omgeving?

Zoals we al hebben genoemd, doen we nu het grootste deel van ons werk in een virtuele omgeving, inclusief vergaderingen. Met de ontwikkeling van technologie kunt u virtuele vergaderingen gebruiken om belangrijke details over uw bedrijf te bespreken en vergaderingen te houden met uw werknemers of team op verschillende locaties. Ook kunt u met virtuele vergaderingen een groter publiek bereiken en drukkere vergaderingen houden. Op deze manier hoeft u niet per se persoonlijk aanwezig te zijn om een ​​vergadering te houden. Alleen een tool en een internetverbinding zijn voldoende voor uw vergadering, dus u kunt uw vergadering comfortabeler maken, wat u een virtuele vergadering noemt.

Voordelen van virtuele vergaderingen

We hebben geleerd wat een virtuele vergadering is. Wat zijn de voordelen van deze vergadering en wat voegt een virtuele vergadering toe aan uw bedrijf?

• Tijd besparen: U kunt tijd besparen met een virtuele vergadering. Hoe? Door vergaderingen te houden met uw werknemers of partners, hoeft u geen tijd te verspillen door een tijd te bepalen die alleen geschikt is voor u en uw werknemers. Ook is het gemakkelijk om virtuele vergaderingen te houden wanneer en waar u maar wilt en heeft u alleen een internetverbinding nodig.
• Opname van vergaderingen: Na lange presentaties en vergaderingen met slides, wilt u en uw werknemers misschien nog eens kijken. In de tussentijd kunt u nadenken over wat een virtuele vergadering voor uw bedrijf zal bieden, maar dankzij virtuele vergaderingen kunt u uw vergaderingen opnemen en deze later bekijken.
• Productiviteit verhogen: Normaal gesproken nemen al uw werknemers deel aan persoonlijke vergaderingen en heeft u werknemers gehad die tijd moesten besteden aan vergaderingen, zelfs als ze niet relevant waren voor het onderwerp. Dankzij virtuele vergaderingen kunt u kortere en beknoptere vergaderingen hebben, zodat alleen uw relevante werknemers kunnen deelnemen, waardoor een productievere werkomgeving ontstaat zonder onnodige en lange vergaderingen.
• Samenwerken: Als u zich afvraagt ​​wat een virtuele vergadering uw bedrijf biedt, kunt u meer samenwerking op het werk zien door virtuele vergaderingen te houden. Deze vergaderingen stellen uw werknemers in staat om effectiever samen te werken aan zaken, aangezien ze hun bestanden kunnen delen en kunnen brainstormen tijdens de virtuele vergadering. Ze kunnen ook wijzigingen aanbrengen.

De Nadelen van Virtuele Vergaderingen

Laten we eens kijken naar wat de nadelen zijn van virtuele vergaderingen:

• Zwakke internetverbinding: Alle teamleden hebben een goede internetverbinding nodig om een kwalitatieve videovergadering te hebben, en een zwakke internetverbinding kan ervoor zorgen dat er veel dingen misgaan. Zo kan uw werknemer delen van de vergadering missen, wat een ernstig probleem kan zijn voor de werknemer. Ook kunnen afhankelijk van de internetsnelheid uw en uw werknemersbewegingen met problemen worden overgedragen of kan uw stem worden afgebroken.
• Gebrek aan communicatie: Nu zullen we noemen wat een ander nadeel is van virtuele vergaderingen. Dit nadeel is de slechte communicatie tussen werknemers. Als u alleen virtuele vergaderingen heeft in uw bedrijf, kennen uw werknemers elkaar misschien niet en kan het moeilijk zijn voor iemand nieuw in uw team om aan uw werkomgeving te wennen. Daarom is de communicatie tussen uw werknemers helaas mogelijk niet sterk.
• Afwijking: Het kan moeilijk zijn om de aandacht van uw werknemers te trekken tijdens virtuele vergaderingen, omdat het moeilijk is om uw virtuele vergadering te beheren met enkele beperkingen terwijl u face-to-face vergaderingen gemakkelijker kunt beheren. Terwijl uw werknemers naar u luisteren, kunnen ze geïnteresseerd zijn in iets anders en het genoemde onderwerp missen, dus als u een virtuele vergadering gaat houden, moet u interessanter zijn terwijl u de vergadering beheert.

De Tools Die We Kunnen Gebruiken voor Virtuele Vergaderingen

Tot dusver hebben we besproken wat een virtuele vergadering is en de voor- en nadelen ervan. Nu zullen we een paar geweldige tools noemen waarmee u uw virtuele vergadering kunt houden. Laten we eens kijken naar welke virtuele vergadertools er zijn:

• Zoom is een van de populaire virtuele vergadertools en biedt betaalde en gratis plannen aan, en beide plannen zijn gemakkelijk te gebruiken. Het is ook een tool die een virtuele vergaderservice biedt met Zoom, waarmee uw werknemers gelijktijdig HD-video kunnen streamen. U kunt ook tot 200 deelnemers opnemen met onbeperkte cloudopslag.
• Een andere virtuele vergadertool is Skype. Het is een applicatie die de meesten van ons waarschijnlijk al lang kennen en waarmee u gemakkelijk vergaderingen kunt houden, uw scherm kunt delen en presentaties kunt geven. Bovendien kunt u met de instant messaging-functie van Skype altijd communiceren met uw werknemers en team.
• Wat is een ander hulpmiddel voor virtuele vergaderingen? Google Meet! Het is mogelijk om uw virtuele vergaderingen met Google Meet te houden dankzij het gebruiksgemak. U neemt deel aan vergaderingen met een apart virtueel nummer voor elke vergadering, zodat uw privacy wordt beschermd. Bovendien is het een toepassing die zich aanpast aan alle soorten apparaten en is de webversie ook erg handig.
• Join.me is een gemakkelijk te gebruiken programma dat kan worden geïnstalleerd op uw desktopcomputers, laptops en smartphones. Met Join.me kunt u uw presentaties en vergaderingen maken zonder onderbrekingen door uw scherm te delen. U kunt ook synchroniseren met andere werktools zoals Outlook, Office 365 en Google Calender.

Waarom moeten bedrijven het gebruiken?

Virtuele vergaderingen stellen u in staat om meer interactieve vergaderingen en presentaties op internet te hebben. Waarom zou u virtuele vergaderingen moeten organiseren voor uw bedrijf? Wat zal het uw bedrijf bieden?

Vermindert Kosten

U kunt uw kosten verlagen door een virtuele vergadering te houden. Hoe doet u dat? Wat gaat de virtuele vergadering doen om uw kosten te verminderen? Dankzij deze vergaderingen hoeft u niet langer naar kantoor te gaan en worden de kosten die u maakt voor uw vergaderingen op kantoor geëlimineerd. Bovendien kunt u uw vergaderingen online bijwonen, zelfs als u buiten de stad of in het buitenland bent, waardoor u veel geld bespaart. Bovendien hoeft u geen materialen zoals bestanden en papieren te gebruiken die u gebruikt bij face-to-face vergaderingen, waardoor u geen geld aan hen hoeft uit te geven en het een gezondere stap voor het milieu zal zijn.

Gemakkelijk Toegang tot Mensen

Een andere reden om een virtuele vergadering te houden, is om gemakkelijker meer mensen te bereiken. Dankzij dit kunt u zelfs in een omgeving van thuiswerken uw medewerkers zien die u niet heeft gezien en vergaderingen met hen organiseren. Bovendien leven we in een digitale tijd en is de meest effectieve manier om mensen te bereiken nu door internet te gebruiken, dus u kunt uzelf aan meer mensen voorstellen en presentaties en vergaderingen houden die een breder publiek aanspreken.

Inclusief

Wat gaat de virtuele vergadering doen voor uw bedrijf, naast wat hierboven is aangeboden? De virtuele vergadering is meer inclusief en u kunt de inhoud die u wilt delen en uitleggen met afbeeldingen of video’s. Bovendien kunnen face-to-face vergaderingen worden gehouden met meer beperkte medewerkers, terwijl virtuele vergaderingen kunnen worden gehouden met meer medewerkers. Ook kunt u met virtuele vergaderingen het personeel vinden dat u zoekt door bredere locaties voor uw bedrijf te overwegen zonder geografische beperkingen.

Conclusie

We hebben hierboven uitgelegd wat een virtuele vergadering is en informatie gegeven over hun vele voordelen en nadelen. Deze zijn nuttig voor uw bedrijf en ze zijn zo belangrijk voor u. Als u uw kosten wilt verlagen, tijd wilt besparen, uw productiviteit wilt verhogen en het werkgebied van uw bedrijf wilt uitbreiden, kunt u beginnen met het houden van virtuele vergaderingen. U kunt doorgaan met uw werk zonder zowel uw eigen gezondheid als de gezondheid van uw medewerkers in gevaar te brengen door virtuele vergaderingen te houden in plaats van face-to-face drukke vergaderingen, vooral tijdens de Covid-19-periode, wanneer u aandacht moet besteden aan uw gezondheid en sociale afstand.

Als u de beste video call-tools nodig heeft, kunt u een kijkje nemen op onze blogpost over De 9 beste Zoom-alternatieven voor videoconferenties.

Bron:

• https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing