Görev Yönetimi nedir? Görev Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

“Görev yönetimi nedir?” sorusu için en genel cevap, çeşitli görevlerin planlama aşamalarından tamamlanma aşamalarına kadar olan sürecin yönetilmesi olacaktır. Yönetim süreçlerini ele almadan önce görevin ne olduğunu tanımlamak ve iyi bir şekilde kavramak uygun olacaktır. Görev ise herhangi bir işin veya olayın tamamlanması gereken süreler içinde gerekli eylemlerinin gerçekleştirilmesidir.

Çeşitli proje ve faaliyetleri yerine getirebilmek için ihtiyaçları tam olarak belirlemek ve planlama yapmak gerekmektedir. Çoklu aşamalara sahip olan projelerde görevlerin ne olduğu ve kimlerin sorumluluk alacağı tam olarak belirlenmelidir. Eylemin doğru şekilde gerçekleşmesi için ön aksiyonların tamamlanması gerekiyor. Sonrasında çalışmalarınızdan verimli geri dönüşler almanız kaçınılmaz olacaktır.

Görev Yönetimi Nedir?

Bir eylemin görev olarak kabul edilebilmesi için bir kişi tarafından başka bir kişiye atanması gerekmektedir. Görevlerde mutlaka görevi veren ve görevi yapacak kişinin olması gerekmektedir. “Görev yönetimi nedir?” sorusu bu noktada devreye girecektir. Bu sorunun yanıtı doğru bir şekilde öğrenilmeden etkili ve başarılı bir planlama yapmak mümkün olmayacaktır.

Genellikle görevi atayan kişi tarafından planlama aşaması yapılmaktadır. “Hangi görev yapılacak? Kim veya kimler tarafından yapılacak? Nasıl yapılacak?” sorularının cevabı atama yapan kişidedir. Atamalarla birlikte detaylar netleşir.

“Görev yönetimi nedir?” sorusuna cevap olarak, görev tanımlamalarının doğru yapılabilmesi için eylemlerle birlikte zaman kavramının da oldukça önem taşıması verilebilir. Yönetimin bir süreç olabilmesi için mutlaka zamana ihtiyaç vardır. Bir diğer önemli konu ise görevlendirilecek kişinin alacağı sorumluluk konusuna yetkin olup olmadığıdır.

Özellikle şirketlerde gerçekleştirilen görev planlamaları ve dağılımları karmaşık bir hal alabileceği için görev yönetim programlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Tüm aşamaların kontrollü olarak ilerlemesi için bu programların kullanılması gerekmektedir. Görev yönetimini kullanması gerekenler arasında;

• Bir ekip çalışması yapacak olan kişiler,
• Projeler doğrultusunda çalışanlar,
• İş faaliyetleri ve çalışan sayıları belirli bir kapasite üzerinde olanlar yer almaktadır.

Görev yönetimi sayesinde tüm projeler sistemli bir şekilde ilerleme kaydedecektir. Hem ekip hem de işletme ciddi şekilde kolaylık yaşar. Bu sayede sektörel yükselme, çok daha hızlı gerçekleşir ve yanı zamanda yükseldiğiniz yeni konumda yeriniz sağlamlaşır.

Görev Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

“Görev yönetimi nedir?” diye merak ediyorsanız, mutlaka görev olarak atanacak işlere sahip olmanız gerekiyor. Görev içerisinde işlerin karmaşık bir hal almadan düzenli işleyişine ihtiyaç duyulduğu durumlarda işinize yarayacak eylemler bulundurmaktadır. Görev yönetiminin öne çıkan faydaları şu şekildedir:

• Projelerin tüm aşamaları kontrol altında tutulabilir.
• Görev dağılımları ve görev içerikleri net olarak görülebilir.
• Belirsizlikler ortadan kalkarak zaman tasarrufu sağlanır.
• Büyük işletmelerde görev karışıklıklarının önüne geçilir.
• Tekrarlanan görevlerde tekrar planlama yapılmasına gerek olmaz.
• İstenirse görev ataması yapılmış kişilerin eylemleri not edilerek takip edilebilir.
• Bir proje tamamlanmadan diğerine geçilmesine engel olur.
• Projelerde zamanın etkin kullanılması için belirleyicidir.

Görev yönetiminin kişilere ve işletmelere avantajlar sağladığı görülmektedir. Birçok işin hızlı olarak ilerlemesi ve zaman kazanımları, maddi faydaları beraberinde getirmektedir. Böylece işletmeler herhangi bir kayba uğramadan faaliyetlerini sürdürebilir.

Görev Yönetimi için Neden Bir Yazılım Kullanılmalıdır?

Görev yönetimi için bir yazılım kullanmak, gerçekleştirilecek eylemlerin çok daha anlaşılır biçimde görünmesini sağlar. Yazılım kullanmaksızın yapılan görev atamalarında aksaklıklar meydana gelmesi doğal olur. Belirlenen görev tanımlarında karışıklıklar ve unutmalar yaşanabilmektedir. Tüm olumsuzlukların önüne geçebilmek için yazılımlardan faydalanmak gerekiyor.

Yazılımlar sayesinde bir göreve kaç kişinin atandığı, görev aşamaları, görevlerin bitip bitmediği hızlı şekilde görülebilmektedir. Halihazırda üzerine görev atanmış kişiye, yeni bir görev verilmesinin de önüne geçilmektedir. Aktif görevlendirilmesi bulunmayan kişilere yönlendirilen işler sayesinde projeler daha hızlı bir şekilde tamamlanacaktır.

Büyük işletmelerde gerekli olan koordinasyonun doğru şekilde sağlanması önemlidir. Birimler arasında etkili iletişim kurmak ve görev takibi yapmak yazılımlar sayesinde kolaylaşacaktır. Çalışan kişiler içinde kendilerine atanmış görevleri düzenli olarak takip edebilme şansı böylece verilmiş olur. Çalışanlar yazılımlara erişebildikleri her noktadan görev takiplerini yaparak son derece avantaj sağlar.

En İyi Görev Yönetim Programları

“Görev yönetimi nedir?” sorusunun en doğru cevaplarının bulunabileceği yerler arasında; yazılımlar ön plana çıkar. Bu yazılımlar içerisinde sıklıkla tercih edilen programlar bulunmaktadır. Bu programları sizin için sıraladık ve detaylarını paylaştık.

Trello

Projeleri panolar halinde düzenleyen bu program sayesinde görev belirlemeleri ayrı bölümler halinde oluşturulur. Panolarda görevler ile ilgili açılan başlıklar aracılığıyla yönetim ekibi ve çalışanlar rahat biçimde takip yapabilir. Takip sayesinde işlerin gözden kaçmaması daha kolay bir hale gelir.

Asana

Asana oldukça popüler bir yazılım programıdır. Çünkü en karmaşık projeleri bile yönetmek için gerekli olan özellikleri kullanıcılarına sunmaktadır. Sayıca fazla olan ekiplerin bir araya gelip çalışmalar yapabilmesine bu program olanak tanımaktadır.

Prova Merkezi

Etkin görev ve proje yönetimleri için oldukça ideal bir programdır. Pano ve çizelgelere sahip olan programda zaman yönetimi etkin şekilde yapılabilmektedir. Program yardımıyla görevlendirmeler rahat bir biçimde verilebilir.

Jira

Görev yönetimlerinin rahat ve esnek olarak uygulanabileceği bir programdır. Sorun izleme özelliği daha baskındır. Farklı sürümleri olan bu program ihtiyaçlara uygun olarak seçilebilir.

Prosoftly ve Corvisio

Albert Solino tarafından geliştirilen bu program oldukça kapsamlıdır. İhtiyaç duyulan görev yönetimi eylemlerinin tamamı kaydedilerek kontrol edilebilir. Böylece aktif şekilde görev yönetimi süreçleri ilerletilebilir.

Görev Yönetim Programlarını Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

İşletmenizin ihtiyacı olan en iyi görev yönetim programını seçmek, projelerin doğru şekilde tamamlanması için oldukça önem arz eder. Program seçerken dikkat edebileceğiniz bazı detaylar ise projeleriniz sorunsuz tamamlamanız için önemlidir. İşte görev yönetim programı seçiminde dikkat edilmesi gereken bazı detaylar:

• Görev yazılımının iyi bir kullanıma sahip olması için listelemeler, kartlar ve çeşitli görüntü kapasitesine sahip olması gerekir.
• Programlarda görev ataması yapılması için task assignment özelliği mutlaka olmalıdır.
• Görevler üzerinde çeşitli sınıflandırma ve filtrelemelerin yapılabilmesi sağlanmalıdır.
• Görevlerin statüleri net olarak görülmelidir. Hangi aşamada olduklarının bilinmesi süreçleri kolaylaştırıcı etkiyi barındırmalıdır.
• Görevlerle alakalı olarak bildirim özelliği yer almalıdır.
• Projelerde birleştirme yapılabilmeli ve aktiviteleri bağlanabilir özellikte olması önemlidir.
• Program, sistemine belge ve dosyalar eklenerek görünür şekilde olabilmelidir.

Dikkat edilecek bu özellikler sayesinde, görev yönetim süreçleri aktif ve sağlıklı olarak rahatça kullanılabilir. İhtiyaçların tam olarak karşılanması sayesinde proje ve görev atamaları kolaylaşacaktır. Bu durum organik bir biçimde işlerinize doğrudan yansır.

“Görev yönetimi nedir?” diye merak eden ve görev süreçlerinde daha başarılı olarak yönetim programlarını kullanmak isteyenler için detayları paylaştık. Görev atamalarında yaşanacak olumsuzlukların önüne geçebilmek için yapılması gerekenleri bu yazı aracılığıyla inceleyebilir, konuya dair bilgi sahibi olabilirsiniz.

Özellikle iş ve personel kapasitesi yüksek firmaların yararlanabileceği programların nasıl olması gerektiğini görerek bu doğrultuda hareket edebilirsiniz. Titiz bir çalışma sonrasında faaliyetlerinizi olumlu yönde sürdürebilirsiniz. Bununla birlikte zamanı etkin kullanarak görevlerin atama ve eylem süreçlerinin doğru kullanılması sağlanabilmektedir. Görev yönetimi ve pek çok konu hakkında faydalı bilgiler için bulutfon.com’u mutlaka takipte kalın.

Sıkça Sorulan Sorular

Task Yönetimi Nedir?

Task yönetimi bir diğer adıyla görev yönetimi; görevlerin planlama ve tamamlanma aşamalarının sistemli biçimde kontrol edilmesidir. Böylece görev ve görev ataması yapılacak kişilerin yönetilmesi amaçlanmaktadır.

Görev Yazılımı Nedir?

Görev yönetimleri ve atamaları için oluşturulmuş yazılımlardır. Bu yazılımlar sayesinde yapılacak işlerle birlikte görevleri yapacak kişiler ve diğer ek bilgiler programlar aracılığıyla net biçimde görülebilmektedir.

Görev Yönetiminin Avantajları Nelerdir?

Özellikle iş faaliyetlerinin fazla olduğu işletmelerde pratik şekilde görev atamaları yapılabilir. Çalışanlarda rahatlıkla kendilerine atanmış görevlerin takibini yapabilmektedir. Paylaşılan faydalı bilgilerle bulutfon.com birçok merakı gidermektedir.