Online Faks nedir? 4 Yaygın Kullanımı

Online Faks Nedir?

Online faks, geleneksel faks makinesinin yerini alan bir yöntemdir. İnternet aracılığıyla faks belgelerinin gönderilmesini ve alınmasını sağlayan dijital bir cihazdır. Günümüzde artık bir faks makinesi donanımına ihtiyaç duyulmamaktadır. Tüm faks iletişimi, cep telefonları, bilgisayarlar gibi cihazlar üzerinden erişilebilen bir online portal kullanılarak gerçekleştirilir.

Neden Ofisinizde Gereklidir?

Bugün her şeyin dijital olarak evrimleşmesiyle birlikte, geleneksel faks online faksın yerini almaya başlamıştır. Bulut teknolojisi aracılığıyla online faks belgelerinin gönderilmesini ve alınmasını sağlayan dijital bir araçtır. Online faks bazı yerlerde faks, e-faks veya internet faks olarak da adlandırılır. Bilgisayarlar ve tüm akıllı cihazlarda kullanılabilir.

Geleneksel faks ile online faks arasındaki fark ve online faksın hala kullanılma nedeni, online faksın birçok bilgi ve dosya transfer yöntemine göre daha güvenli olmasıdır. Online faks, belgelerin korsanlık olaylarına karşı korunması için uçtan uca şifreleme kullanır. Bu şekilde, kullanıcılar belgeleri güvenli bir hat üzerinden gönderip alabilir ve korsanlık endişesi taşımadan kullanabilir. Birçok şirket ve kişi, kullanımının kolay ve güvenilir olmasından dolayı online faksı tercih etmekte ve gerekli görmektedir.

Online Faks Nasıl Kullanılır?

Geleneksel faks göndermek için bir faks makinesi ve sabit bir telefon hattı gerekirdi. Online faks ile geleneksel faks arasında karşılaştırma yapıldığında, online faks yazdırmaya veya ilgili bir makine tarafından beklemeye ihtiyaç duymaz. Fakslar fiziksel bir araca gerek kalmadan gönderilebilir veya alınabilir. Bunun için online faks hizmetine abone olmanız gerekir, bu hizmet faksı online bir belgeye dönüştürme hizmetini sağlar.

Bu hizmeti sunan şirketler, dijital sistemlerle gönderilen dosyaların ve geleneksel faks donanımlarının, bulut teknolojisiyle uyumlu hale getiren dönüştürücü yazılım uygulamaları aracılığıyla diğer tarafa gönderildiğinden emin olurlar. Bu hizmet, belgeleri, mesajınızın alıcısının tarafında faks makinesinin okuyabileceği bir formata dönüştürür ve bunları bir online faks numarası veya e-posta aracılığıyla gönderir (örneğin, 000000000@onlinefax.com). Bu dönüştürülmüş belgeler, bir e-postaya ekleyebileceğiniz herhangi bir belge, Microsoft Word belgeleri, PDF dosyaları ve taranmış resimler olabilir. Ayrıca, online fakstan online faksa veya online fakstan geleneksel faksa iki taraflı belge alışverişi yapılabilir.

Online Faksın Avantajları

Online faksın avantajlarına odaklanalım:

Online faksın en net avantajlarından biri, online faksın daha kullanışlı olmasıdır. Çünkü geleneksel faksın, göndermek için bir makineye ve aynı anda belge göndermek için belirli bir kapasiteye ihtiyacı vardı. Ayrıca taşınabilirlik eksikliği vardı. Online faksın faydası, ofiste yer kaplamaması ve bir kaynaktan aynı anda birçok belgenin gönderilebilmesidir.

Online faks gönderimi maliyet açısından avantajlıdır. Online faksın maliyetleri nasıl azalttığına gelince, online faksta sadece bir abonelik ücreti ödersiniz. Oysa geleneksel faksta bir faks makinesi satın almanız gerekir. Ayrıca, sürekli olarak kağıt, toner mürekkep gibi maliyetleri olan malzemeler vardır. Bir diğer avantaj ise zaman tasarrufu sağlamasıdır. Online faksın zaman tasarrufuna nasıl katkıda bulunduğuna gelince, geleneksel faksta insanların yerden yere gitmesi gerekiyordu. Herkese ulaşılabilir değildi. Ancak online faks, kişisel cep telefonu veya bilgisayarları aracılığıyla herkese ulaşılabilir durumdadır. Bu nedenle erişilebilirliği daha yüksektir.

Faks makinesine erişilebilirlik sadece bir sorun değildi. Toner, mürekkep ve kağıt gibi malzemelerin tamamlanması gerekiyordu. Eğer bu malzemeler eksik veya yoksa, belge diğer tarafa eksik veya yanlış gönderiliyordu. Başka bir olasılık da insanların faks gönderememesiydi. Bu nedenle herhangi bir ek malzeme gerektirmemesi, online faksın avantajlarından biridir.

Geleneksel bir faks makinesinde belgeler yedeklenemez. Ayrıca birçok teknik sorunla karşılaşması gerekir. Örneğin, hizmet kesintileri, belge yazdırma sorunları, oturum açma sorunları, sıkışmalar, dosya gönderme veya alma başarısızlıkları, makinenin aşırı ısınması vb. Öte yandan, online faksta tüm işlemler bulut sistemiyle gerçekleştirilir, belgeler otomatik olarak yedeklenir ve belge kaybı gibi sorunlar olmaz. İletim sırasında internet bağlantısıyla ilgili bir sorun oluşsa bile, bulut sistemi otomatik olarak yedekleme yapacağından veriler kurtarılabilir. Ayrıca, bulut sistemiyle çalıştığı için geleneksel faksa kıyasla çok daha az sorun yaşanır.

Online Faksın Yaygın Olarak Kullanıldığı 4 Alan

Yukarıda belirtilen avantajların yanı sıra, online faks hizmetleri şirketiniz için neler yapabilir?

Güvenli Bir Bağlantıya İhtiyaç Duyan Gizli Belgeleri Gönderme

Teknoloji gelişimi sadece olumlu etkileri beraberinde getirmez. Günümüzde, teknolojinin gelişmesiyle birlikte bilgi güvenliği tehlikesi de artmaktadır. Bu, sistemlere sızma için birçok yeni yöntem geliştirilmesi nedeniyle gerçekleşmektedir. Öte yandan, online faks, bulut teknolojisi üzerine inşa edilmiştir. Şirketler veya bireyler, bir e-posta veya diğer belgeler göndermek yerine online faksı tercih ederler.

Çünkü online faks, belgelerin hacklenmesini engellemek için uçtan uca şifreleme kullanır. Bu şekilde kullanıcılar, güvenli bir hat kullanarak belgeleri gönderebilir ve alabilir ve hacklenme konusunda endişe etmezler. Ayrıca, online faks, geleneksel faksta yanlış faks numarası çevirme gibi sorunlar ve yanlış kişilerin belgeleri alması gibi sorunlar gibi güvenlik açısından daha güvenlidir. Online faks gönderdiğinizde, gönderirken girdiğiniz faks kodu ile doğrudan gönderilen kişinin adını ve soyadını görebilirsiniz. Bu şekilde doğru kişiye gönderilip gönderilmediğini kontrol edebilirsiniz.

Faks için çok büyük boyutlu belgelerin gönderilmesi

Faks makinelerinin belirli bir kapasitesi vardır. Bu nedenle, aynı anda belirli sayıda faks göndermeniz gerekmektedir. Ayrıca, parçaları göndermek için beklemek zorundasınız. Faks gönderimi kapasitesini artırmak için şirketler veya bireyler daha fazla faks makinesi satın almak zorunda kalırlar. Ayrıca, tüm belge türlerini gönderemezsiniz. İletişimin dijitalleşmesiyle birlikte, daha fazla alan açılmaya başlanmıştır. Bu durum online faks için de geçerlidir. Online faks ile belgelerin boyutu ve yer kaplaması minimum seviyeye indirilmiştir. Aynı zamanda tek bir kaynaktan sınırsız sayıda belge gönderilebilir. Bu belgeleri saniyeler içinde gönderebilir ve beklemek zorunda kalmazsınız.

Düzenli faks hizmetinin yüksek maliyetinden kaçının

Geleneksel faks kullanıldığında, şirketler faks makinesi için ayrı bir ücret ödemek zorundaydı. Elektrikle bağlantılı bir ek cihaz olduğundan, fatura masraflarında daha yüksek maliyetler sağlıyordu. Ayrıca, makineyle ilgili bir sorun ortaya çıktığında, teknik destek çağırmak zorundaydınız. Bu nedenle, ek bir maliyet eklemek için ödeme yapmanız gerekiyordu. Ayrıca, sorunlarla karşılaşmak istemiyorsanız, düzenli bakım yapmanız gerekiyordu.

Bunun yanı sıra, kağıt, mürekkep ve toner gibi birçok düzenli ek maliyetleri vardı. Bireyler faks göndermek istediklerinde her belge için ayrı bir ücret ödemek zorundaydı. Şimdi, ek bir makineye ihtiyaç olmadığından, düzenli ek maliyetlerden tasarruf sağlar. İnsanlar ve şirketler yalnızca aylık veya yıllık sabit bir abonelik ücreti öder, her belge için ayrı ayrı ücretlendirme yapmaya gerek yoktur.

Ofisten uzakken belge gönderme

Önceden, geleneksel faks için bir faks makinesi bulunan bir yere gitmek zorundaydınız. Bu bir mağaza veya postane gibi bir yer olabilirdi. Ayrıca, resmi tatillerde veya çalışma saatleri dışında belge gönderemezdiniz. Online faks geliştirilmesiyle birlikte, istediğiniz herhangi bir belgeyi istediğiniz zaman ve yerde gönderebilirsiniz. Çünkü bulut sistemi sayesinde aboneliğiniz aracılığıyla tüm bilgisayarlardan ve mobil cihazlardan belgelerinizi kolayca gönderebilirsiniz.

Sonuç

Teknolojinin gelişimiyle birlikte geleneksel faks, online faksa dönüşmüştür. Online faks, bulut teknolojisi aracılığıyla gönderilen bir fakstır. Bugün, online faksın hala geçerli olmasının nedeni, bilgi ve dosya transferi yöntemi olarak güvenli olmasıdır. Çünkü online faks, belgelerin hacklenmesini önlemek için uçtan uca şifreleme kullanır. Bir kişi veya şirket online bir faks göndermek istiyorsa, fakstan online belgeye dönüştürme hizmeti sunan bir online faks hizmetine abone olmalıdır. Online faks hizmeti veren şirket, belgeleri mesajınızın alıcı tarafındaki faks makinesinin okuyabileceği bir formata dönüştürebilen yazılıma sahiptir. Dosyayı dönüştürdükten sonra, bunu bir online faks numarası veya e-posta aracılığıyla gönderir. Tüm bilgisayarlar ve akıllı cihazlar tarafından kolaylıkla kullanılabilir.