Sanal Toplantı Nedir? Kapsamlı Kılavuz

Sanal Toplantı Nedir?

Günümüzde, okulda, evde ve iş yerinde her şeyin dijital olduğu bir ortamda yaşıyoruz. Özellikle Covid-19 nedeniyle son bir buçuk yılda sosyal teması azaltmak amacıyla neredeyse tüm işlerimizi sanal ortamda yapıyoruz. Peki, sık sık duyduğumuz sanal toplantı nedir?

Bahsettiğimiz gibi, artık toplantılar da dahil olmak üzere işlerimizin çoğunu sanal ortamda gerçekleştiriyoruz. Teknolojinin gelişmesiyle, işinizle ilgili önemli detayları konuşmak ve çalışanlarınız veya takımınızla farklı yerlerde toplantılar düzenlemek için sanal toplantıları kullanabilirsiniz. Ayrıca, sanal toplantılarla daha geniş bir kitleye ulaşabilir ve daha kalabalık toplantılar düzenleyebilirsiniz. Bu şekilde, yüz yüze olmanız şart değildir, sadece bir cihaz ve internet bağlantısıyla toplantı yapabilirsiniz, bu yöntem toplantınızı daha rahat hale getirecektir.

Sanal Toplantıların Avantajları

Sanal toplantı nedir öğrendik. Peki, bu toplantı neler sağlar ve size neler katabilir?

• Zaman Tasarrufu: Sanal bir toplantıyla zaman kazanabilirsiniz. Nasıl mı? Çalışanlarınız veya ortaklarınızla toplantılar yaparak, sadece sizin ve çalışanlarınız için uygun bir zaman belirleyerek nerede olursanız olun zamandan tasarruf etmek zorunda kalmazsınız. Ayrıca, istediğiniz zaman ve yerde sanal toplantılar yapabilmeniz kolaydır ve sadece bir internet bağlantısına ihtiyacınız vardır.

• Toplantıları Kaydetme: Uzun sunumlar ve slaytlarla yapılan toplantılardan sonra, siz ve çalışanlarınız tekrar bir göz atmak isteyebilirsiniz. Bu sırada, sanal toplantı nedir işletmeniz için neler sağlar diye düşünebilirsiniz, bunun sayesinde sanal toplantılarınızı kaydedebilir ve gözden geçirebilirsiniz.

• Verimliliği Artırma: Tüm çalışanlarınız genellikle yüz yüze toplantılara katılır ve konuyla ilgili olmasalar bile toplantıda zaman harcamak zorunda kalan çalışanlarınız olmuştur. Sanal toplantılar sayesinde, ilgili çalışanlarınızın katılabileceği daha kısa ve daha öz toplantılar yapabilirsiniz, böylece gereksiz ve uzun toplantılar olmadan daha verimli bir çalışma ortamı oluşturabilirsiniz.

• İşbirliği ile Çalışma: Sanal toplantılarınızın işletmenize ne sağladığını merak ediyorsanız, sanal toplantılar sayesinde daha fazla işbirliği yapma imkanına sahip olabilir ve bu toplantılar, çalışanlarınızın dosyalarını paylaşarak ve sanal toplantıda beyin fırtınası yaparak daha etkili bir işbirliği ile çalışmalarını sağlar ve bu dosyalara sanal toplantı sırasında bazı değişiklikler yapabilirler.

• Sağlığı Koruma: Sanal toplantıların başka bir avantajına geçelim. Covid-19 hayatımıza girdiğinden bu yana sosyal mesafeye dikkat etmemiz gerekiyor, bu nedenle uzaktan çalışma arttı ve sanal toplantılar sayesinde artık yüz yüze toplantılar yapmak zorunda kalmıyoruz, bu da sağlığımız için çok etkili bir önlem olmuştur.

Sanal Toplantıların Dezavantajları

Sanal toplantıların nelerin dezavantajlarını yarattığına bir göz atalım:

• Zayıf İnternet Bağlantısı: Tüm ekip üyelerinin kaliteli bir video toplantıya sahip olabilmesi için iyi bir internet bağlantısına ihtiyacı vardır ve zayıf bir internet bağlantısı birçok soruna yol açabilir. Örneğin, çalışanınız toplantının bazı bölümlerini kaçırabilir, bu da çalışan için çok ciddi bir sorundur. Ayrıca, internet hızına bağlı olarak sizin ve çalışanınızın hareketleri sorunlarla başkalarına iletilmiş veya sesiniz kesilebilir.

• İletişim Eksikliği: Şimdi, sanal toplantıların diğer bir dezavantajından bahsedeceğiz. Bu dezavantaj, çalışanlar arasındaki kötü iletişimdir. Şirketinizde sadece sanal toplantılar yapıyorsanız, çalışanlarınız birbirini tanımayabilir ve takımınıza yeni katılan biri için iş ortamınıza alışmak zor olabilir. Dolayısıyla, çalışanlarınız arasındaki iletişim maalesef güçlü olmayabilir.

• Dikkat Dağılması: Sanal toplantılarda çalışanlarınızın dikkatini çekmek zor olabilir çünkü yüz yüze toplantıları daha kolay yönetirken sanal toplantıları bazı kısıtlamalarla yönetmek zor olabilir. Çalışanlarınız size dinlerken başka bir şeyle ilgilenebilir ve bahsedilen konuyu kaçırabilir, bu nedenle sanal bir toplantı yapacaksanız, toplantıyı yönetirken daha ilgi çekici olmanız gerekmektedir.

Sanal Toplantılar İçin Kullanabileceğimiz Araçlar

Bugüne kadar, sanal toplantıların ne olduğunu ve avantajlarını ve dezavantajlarını anlattık. Şimdi, sanal toplantılarınızı yapabileceğiniz birkaç araçtan bahsedeceğiz. Sanal toplantı araçları nelerdir bakalım;

• Zoom, popüler sanal toplantı araçlarından biridir ve size ücretli ve ücretsiz planlar sunar, her iki planı da kolayca kullanılabilir. Aynı anda HD video yayını yapabilen bir sanal toplantı hizmeti sunan Zoom ile sınırsız bulut depolama kullanarak 200’ün üzerinde katılımcıyı da ekleyebilirsiniz.
• Diğer bir sanal toplantı aracı Skypedir. Muhtemelen uzun zamandır bildiğimiz bir uygulama olan Skype ile kolayca toplantılar yapabilir, ekranınızı paylaşabilir ve sunumlar yapabilirsiniz. Ayrıca, Skype’ın anlık mesajlaşma özelliği ile istediğiniz zaman çalışanlarınız ve ekibinizle iletişim kurabilirsiniz.
• Başka bir sanal toplantı aracı ise Google Meet!. Google Meet sayesinde sanal toplantılarınızı kolayca yapabilirsiniz. Her toplantı için ayrı bir sanal numara ile toplantılara katılırsınız, bu sayede gizliliğiniz korunur. Ayrıca, tüm cihazlara uyum sağlayan bir uygulama olup, web sürümü de çok kullanışlıdır.
• Join.me masaüstü bilgisayarlarınıza, dizüstü bilgisayarlarınıza ve akıllı telefonlarınıza kurulabilen kullanımı kolay bir programdır. Join.me ile ekranınızı paylaşarak kesintisiz sunumlar ve toplantılar yapabilirsiniz. Ayrıca, Outlook, Office 365 ve Google Takvim gibi diğer çalışma araçlarıyla senkronize olabilirsiniz.

Firmalar Neden Kullanmalıdır?

Sanal toplantılar, internet üzerinde daha etkileşimli toplantılar ve sunumlar yapmanızı sağlar. Peki, neden firmanız için sanal toplantılar yapmalısınız? Sanal toplantılar, şirketinize neler sağlayacaktır?

Giderleri Azaltır

Sanal bir toplantı yaparak giderlerinizi azaltabilirsiniz. Peki, bu nasıl olacak? Sanal toplantılar, artık ofise gitmenize gerek kalmadan yapabileceğiniz için ofisteki toplantılar için yaptığınız masraflar ortadan kalkacaktır. Ayrıca, şehir dışında veya yurtdışında yapacağınız toplantılara çevrimiçi olarak katılabilirsiniz, bu da size çok kazanç sağlayabilir. Ayrıca, yüz yüze toplantılarda kullandığınız dosya ve kağıt gibi malzemeleri kullanmanıza gerek olmayacak, bu yüzden onlara bütçe yapmanıza gerek kalmayacak ve çevre için daha sağlıklı bir adım olacaktır.

İnsanlara Kolay Erişim

Sanal bir toplantı yapmanın başka bir nedeni, insanlara daha kolay ulaşmaktır. Böylece, uzaktan çalışma ortamınız olsa bile, görmediğiniz çalışanlarınızı görebilir ve onlarla toplantılar yapabilirsiniz. Üstelik, dijital bir çağda yaşıyoruz ve artık insanlara ulaşmanın en etkili yolu interneti kullanmaktır, bu nedenle daha fazla insana kendinizi tanıtabilir ve geniş kitlelere hitap eden sunumlar ve toplantılar yapabilirsiniz.

Kapsayıcı

Sanal toplantı daha kapsayıcıdır ve istediğiniz içeriği paylaşabilir ve görseller veya videolarla açıklayabilirsiniz. Ayrıca, yüz yüze toplantılar daha sınırlı çalışanlarla yapılırken, sanal toplantılar daha fazla çalışanla gerçekleştirilebilir. Ayrıca, sanal toplantılar sayesinde coğrafi kısıtlamalar olmaksızın işiniz için daha geniş konumları göz önünde bulundurarak aradığınız personeli bulabilirsiniz.

Sonuç

Yukarıda sanal toplantının ne olduğunu açıkladık ve birçok avantaj ve dezavantaj hakkında bilgi verdik. Bunlar şirketiniz için faydalı ve sizin için önemli şeylerdir. Maliyetinizi azaltmak, zaman kazanmak, üretkenliğinizi artırmak ve şirketinizin faaliyet alanını genişletmek istiyorsanız, sanal toplantılar yapmaya başlayabilirsiniz. Özellikle sağlığınıza ve sosyal mesafeye dikkat etmeniz gereken Covid-19 döneminde, yüz yüze kalabalık toplantılar yerine sanal toplantılar yaparak hem kendi sağlığınızı hem de çalışanlarınızın sağlığını riske atmadan çalışmalarınıza kolaylıkla devam edebilirsiniz.