Çok Hatlı Telefon Sistemi ve Özellikleri

Çok Hatlı Telefon Sistemleri Nedir?

Çok hatlı telefon sistemleri, birden fazla telefon hattının bulunduğu bir cihazda, birden fazla çağrıyı yönetip görüntüleyebildiğiniz sistemlerdir. Özel bir tuşa basarak gelen çağrıları kabul edebilir veya belirli bir telefon numarası için giden aramalar yapabilirsiniz. Ayrıca, sizi arayan kişiler, çağrı sırasında sesli mesaj veya meşgul sinyali ile yönlendirilir, böylece sizi arayan ve size ulaşamayanlar mesaj bırakabilir. Ayrıca, çok hatlı telefon sistemleri, iş arkadaşlarınız, çalışanlarınız ve müşterilerinizle iletişimde kolaylık sağlayarak ofis iletişimini ve çalışanlarınızın verimliliğini artırır. Bu sayede işletmeniz için son derece önemli olan çoklu çağrıları yönetme yeteneği sayesinde kaçırılan çağrıların karmaşasından kurtulabilirsiniz.

Nasıl Çalışır?

Çok hatlı telefon sistemlerini, internet bağlantısı ve bir bilgisayar ile kullanabilirsiniz ve bir veya daha fazla telefonun bağlanabilmesi için bir dahili ile kullanılmaktadır. Bu işlevle operatörler, gelen çağrıları tutabilir ve diğer dahililerin gerçek zamanlı varlığına izin verebilirler. Ayrıca, ses verilerini kablolar aracılığıyla alıcıya iletip, iki veya daha fazla hattın iletimini sağlarlar. Ek olarak, çok hatlı telefon sistemleri sayesinde diğer telefonlara bağlanabilir ve bunları bir dahili hattı olarak kullanabilirsiniz.

Çok Hatlı Telefonun Türleri

Daha fazla hat her zaman daha iyi anlamına gelmez. Bu nedenle, hangi tür çok hatlı telefon sisteminin şirketiniz için daha kullanışlı olduğunu seçmeli ve hangisinden daha verimli olacağınıza karar vermelisiniz. Birlikte çok hatlı telefon sistemlerinin türlerini gözden geçirelim ve sizin için hangisinin en iyi olduğuna karar verelim.

2 hatlı telefonlar

2 hatlı telefonlar, çok hatlı telefon sistemlerinin türlerinden biri olarak, aslında tahmin edilebilir bir çağrı hacmi olan küçük işletmeler ve şirketler için daha uygun olabilir çünkü bu tür şirketlerde çalışan sayısı daha az olabilir ve iş yükü daha az olabilir, bu nedenle 2 hatlı telefonlar küçük işletmeler için daha verimlidir ve onlar için daha faydalı olacaktır. Bu telefon sistemiyle iki hat üzerinden gelen çağrıları alabilir ve her iki hattı aynı anda cevaplayabilirsiniz. Ayrıca, evden çalışıyorsanız, 2 hatlı telefonları tercih edebilirsiniz.

4 hatlı telefonlar

Her biri ayrı bir hatta ihtiyaç duyan küçük bir ekip çalışanı olan işletmeler, gelen müşteri çağrılarına cevap vermek için satış temsilcileri olan işletmeler, daha uygun maliyetli bir seçenek olan 4 hatlı bir telefon sistemi tercih edebilir. Ayrıca, çağrıları bekletecek, birden fazla gelen çağrıyı cevaplayacak ve aynı anda çağrıları aktaracak birkaç çalışana sahip küçük bir firma işletiyorsanız bu sistemi tercih edebilirsiniz.

6-12 hatlı telefonlar

Büyük bir ekibiniz varsa, işletmenizin günlük olarak sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlamak için 6-12 hatlı telefon sistemleri ihtiyaç duyduğunuz tüm işlevleri sunar. Bu çok hatlı telefon sistemleri, çağrı tanımlama, sesli posta özelliği, çağrı aktarma özelliği gibi birçok özellik sunar. Diğer telefonlardan daha hızlıdır, daha fazla belleğe sahiptir ve daha fazla özelleştirme imkanı sunar. Ayrıca, bu telefonlar hat durumu ve yumuşak tuşlar gibi gelişmiş özellikler sunar.

Çok hatlı telefon sistemlerinin özellikleri

Çok hatlı telefon sistemleri işletmeniz için birçok özelliğe sahiptir ve bu özellikler işletmenizin gelişiminde size çok yardımcı olacaktır. Ayrıca, bu özellikler sayesinde işletme içindeki iletişiminiz daha iyi olacak, siz ve çalışanlarınız arasındaki iletişim daha iyi olacak ve müşterilerinizle daha net ve kaliteli iletişim kurabileceksiniz. Bu özellikler, sadece birden fazla telefon dahilisinden daha fazlasını sunar ve işletmenizin gelişimine büyük katkıda bulunur.

Çağrıyı Bekletme

Müşterileriniz sizi aradığında müsait olmadığınızda, onların çağrılarını bekletebilirsiniz. Böylece yoğun çalışmanızı kesintiye uğratmadan devam edebilir, işlerinizi halledip müşterilerinizin çağrılarına cevap verebilirsiniz. Müşterilerinizi cevapsız bırakmak yerine onları bekletmek suretiyle işlerinizi halledebilir ve sonra geri dönebilirsiniz. Hazır olduğunuzda cevap vermeye kadar, sınırsız sayıda müşteriyi bekleme sırasına koyabilirsiniz. Ayrıca, çok hatlı telefon sistemlerinin önemli bir özelliği olan çağrıyı bekletme özelliği sayesinde, bekletme durumuna aldığınız müşterilere bekletme müziği çalabilir veya sadece bir çağrıyı bekletebilirsiniz.

Çağrı Analitiği

Çok hatlı telefon sistemlerinin çağrı analitiği özelliğinden faydalanarak gelen çağrılarınızı düzenleyebilir ve çağrıların karmaşasından kurtarabilirsiniz. Çağrı analitiği sayesinde müşterilerinizden veya çalışanlarınızdan gelen çağrıları düzenleyebilir ve ölçebilir, belirli bir sıra ile çalışanlarınıza veya ekiplerinize yönlendirebilirsiniz, böylece iş akışınızı bozmadan daha verimli bir şekilde çalışabilirsiniz. Ayrıca, gerektiğinde çağrı analitiği raporlarınızı görüntüleyebilir, daha düzenli bir çağrı akışı sağlayabilirsiniz.

Çağrı Yönlendirme

Yoğun bir çalışma gününde gelen çağrıları ilgili çalışanlara yönlendirmek ve bunu sisteme kaydetmek, iş akışınızı kesintiye uğratmadan yalnızca sizinle ilgili çağrıların alınmasını ve çalışanlarınızın sadece sorumlu oldukları konuyla ilgili çağrıları almasını sağlamak için size faydalı bir yöntem olacaktır. Bu nedenle, şirket içindeki verimliliğinizi artıracaktır. Çok hatlı telefon sistemlerinin özelliklerinden biri olan çağrı yönlendirme ile hangi çalışanınızın çağrıları alacağını belirleyebilecek ve gelen çağrıları masaüstü uygulamasıyla bilgisayarınıza yönlendirebileceksiniz. Ayrıca, bu özellik sayesinde telefonlarınız belli bir sırayla çağrılacaktır.

Otomatik yanıtlayıcı

Sizi arayan müşterilerinizin doğrudan istedikleri bölümlere bağlanması ve bu konudan sorumlu olan çalışanınıza ulaşması durumunda size zaman kazandıracaktır. Çok hatlı telefon sistemlerini kullanarak otomatik yanıtlayıcı özelliğine sahip olabilir ve müşterinin klavyeyi kullanarak gelen çağrıyı sorumlu çalışana otomatik olarak yönlendirmesini sağlayabilirsiniz. Otomatik yanıtlayıcı ile çağrıları karşılayabilir ve müşterilere dahili numara rehberi verebilirsiniz. Bu şekilde, müşterinin bekleme süresini azaltarak müşteri deneyimini iyileştirmek de oldukça kolaydır.

Çok hatlı telefon sistemlerinin faydaları

Çok hatlı telefon sistemleri şirketiniz için çok önemli faydalar sağlar, bu nedenle birkaç faydasını birlikte inceleyebiliriz.

Düşük Maliyet

Çok hatlı telefon sistemleri, verilerinizi bulutta barındıran ve çağrı bilgilerinizi internet üzerinden ileten internet tabanlı modellere geçiyor, bu nedenle maliyetiniz geleneksel telefonlara göre çok daha düşük olacaktır. Ayrıca, internet tabanlı bir teknoloji olması nedeniyle ekstra donanım satın almanıza gerek yoktur, bu yüzden maliyet tasarrufu yapabilir ve gereksiz harcamalardan kaçınabilirsiniz. Ayrıca, her çalışan için ayrı bir hat veya telefon ihtiyacı olmadığından, çalışanlarınız dizüstü bilgisayarlar, mobil telefonlar gibi kendi tercih ettikleri cihazları kullanarak arama yapabilir ve arama alabilirler, bu yüzden zaten işyerinizde bulunan ekipmanlardan yeterli olacaktır.

Esneklik

Çok hatlı telefon sistemleri esnek olup istediğiniz gibi ölçeklendirme yapabilirsiniz. Daha büyük bir ekip ile çalışmaya karar verirseniz, sisteminizi kolayca genişletebilirsiniz, bu nedenle işinizi büyütürseniz, çok hatlı telefon sistemleri de sizinle birlikte büyüyebilir ve genişleyebilir. Sisteminizi ya kablolar kullanarak ekstra el cihazları ekleyerek ya da bir genişletme kitini kurarak genişletebilirsiniz. Ayrıca, çok hatlı telefon sistemleri ekibinize ihtiyaç duydukları araçları kullanma esnekliği sağlar ve istedikleri takdirde mobil telefonları ve internet bağlantılarıyla işlerini halledebilirler.

Sonuç

Kısacası, yukarıda bahsettiğimiz gibi, çok hatlı telefon sistemleri şirketiniz için çok faydalıdır ve bu hatlar sayesinde çağrılarınız belli bir sıraya girecek, müşterileriniz zaman kaybetmeden sadece istedikleri departmana bağlanabilecek ve işyerinizdeki çağrı karışıklığından kurtulabileceksiniz. Ayrıca, çalışanlarınız uzaktan çalışsa bile bu sistemden faydalanabilecekler ve şirketinizi genişletmek istediğinizde çok hatlı telefon sistemleri de esnek olacaktır. Kısacası, çok hatlı telefon sistemi şirketinizin ihtiyaçlarını karşılayacak önemli bir sistemdir.